Criando uma cultura de feedback eficaz

parece um convite no seu e-mail. O nome da reunião? “Feedback”. É comum sentir frio na barriga ao ler essa palavra. Afinal, o que eu fiz de errado para que meu chefe quisesse tirar a limpo? Se em uma empresa as equipes realizam os tais feedbacks com mais frequência, essa sensação ruim pode ir desaparecendo aos poucos.

É normal se sentir nervoso ao ter suas ações e habilidades questionadas por alguém. Entretanto, para o bom funcionamento dos times no trabalho, ter um canal aberto de comunicação para sugerir melhoras e elogiar acertos é essencial. Se cada proposta de mudança for encarada como uma afronta, ninguém sai do lugar.

É natural que o ser humano tenha resistência a receber críticas. “Eu tenho a minha autoimagem. Quando vem uma informação de fora que quebra essa ideia que tenho de mim mesmo, a primeira reação vai ser de defesa”, disse Thaylan Toth, CEO da Midnight e especialista em gestão de pessoas para a Juliana Américo, que escreveu O Guia do Feedback da Você S/A. “Repelir o feedback é um instinto.”

Aqui na Você S/A, a gente não dá ponto sem nó. Vamos a um pequeno manual de como começar a instaurar uma cultura de feedback eficaz no seu time. Quem dá as dicas é o psicólogo especialista em situações do trabalho, Wanderley Cintra Jr.

1. Seja assertivo

“Expresse suas opiniões, necessidades ou preocupações de maneira clara e direta, sem ser agressivo”, diz Cintra. Se precisar de ajuda para ser mais eficiente e gentil nas conversas, conheça um pouco mais sobre a comunicação não-violenta nesse manual que escrevemos por aqui. “A assertividade permite que a pessoa compreenda o que precisa ser ajustado, sem causar mal-entendidos ou ofender o receptor.”

Vamos a um exemplo. Um colega seu interrompe a todos nas reuniões, o que tem dificultado a expressão das ideias. É importante dar um toque nele, simples, sem exagerar. Diga: “Percebi que você tem interrompido os colegas nas últimas reuniões. Suas ideias são boas e é importante expressá-las, mas isso tem gerado dificuldades para colegas menos expressivos falarem. Seria bom evitar essa atitude para que todos possam contribuir”. Facinho.

2. Seja descritivo

“Feedback descritivo é baseado em fatos e comportamentos observáveis, o que torna a mensagem mais objetiva e menos propensa a gerar defesas. Descrever eventos específicos ajuda o receptor a visualizar claramente o que foi feito e o impacto dessas ações. O uso de descrições claras e objetivas evita julgamentos e sentimentos de ataque pessoal. Focar em exemplos concretos permite que a pessoa veja onde errou e o que pode ser mudado”, disse o especialista.

Usando o mesmo raciocínio do tópico anterior, acrescente um exemplo. Lembre o colega de alguma reunião em que as interrupções dele foram inconvenientes, e atrapalharam o andamento da pauta.

3. Evite fazer juízo de valor

Rotular e criticar alguém sem se colocar no lugar do outro é um erro comum no escritório. Não se coloque em um pedestal: ainda que tenha um cargo mais alto que outro colega, isso não te torna certo em todas as situações.

Ao evitar juízos de valor, você foca nas ações e nos resultados, não nas características pessoais da pessoa. “Em vez de dizer ‘você é desorganizado’, diga ‘notei que os relatórios têm sido enviados com atraso, o que está impactando o cronograma do projeto’”, sugere Wanderley Cintra Jr..

4. Faça perguntas

“Perguntas abertas ajudam a criar um diálogo, permitindo que o receptor do feedback reflita sobre suas ações e como pode melhorar. Ao fazer perguntas, você evita uma postura de imposição e estimula a outra pessoa a participar ativamente da solução. Esse processo colaborativo fortalece o comprometimento com as mudanças necessárias”.

“O que podemos fazer para que você não atrase mais os relatórios?”, “Há algum horário melhor para você chegar, que evite atrasos?”, “Há algo atrapalhando a sua concentração?”, são exemplos de perguntas abertas que podem estimular mudanças no comportamento, sem ofender o amiguinho.

5. Não permita justificativas

Todo mundo quer se justificar. É normal ter o ímpeto de se defender de críticas, etc….falamos disso anteriormente. Ainda que seja importante ouvir o que o outro tem a dizer, o foco do momento é a procura de uma solução. O principal é não deixar que as desculpas permitam que a responsabilidade pelos comportamentos seja desviada – e evitar erros futuros.

6. Monitore

Não é só falar uma vez, e pronto. É preciso acompanhar o progresso após o feedback. “O acompanhamento demonstra que o feedback não foi apenas uma conversa pontual, mas parte de um processo contínuo de desenvolvimento”, finalizou o psicólogo.