Como implementar mudanças na empresa sem trauma

ecentemente, tive a oportunidade de participar de um podcast sobre gestão da mudança com a Mereo Talks. Foi uma experiência enriquecedora, que me permitiu refletir sobre como esse tema evoluiu ao longo dos anos – e como se tornou ainda mais crucial para as empresas.

Mas, afinal, o que é gestão de mudanças? Trata-se de um processo estruturado que busca assegurar a implementação bem-sucedida de transformações dentro de uma organização, minimizando a resistência e maximizando os benefícios para todos os envolvidos.

As empresas e organizações são feitas por pessoas – as maiores impactadas por qualquer novidade na organização. As pessoas são, também, as responsáveis para que as mudanças deem certo.

Elas podem variar desde melhorias simples e incrementais até as mais complexas, que envolvem reestruturações organizacionais, redefinição de papéis e funções, alterações em processos e governança, adoção de tecnologias, entre outros grandes impactos.

Essas transformações podem ser impulsionadas por uma série de fatores, como os avanços tecnológicos, novas demandas do mercado, expectativas dos consumidores e do mercado de trabalho, condição financeira dos negócios (como enxugar, expandir, modernizar). Enfim… são muitos os exemplos.

A questão a se fazer antes de qualquer transformação

Identificar quando fazer as mudanças é muito importante. Como em tudo na vida, a primeira pergunta deveria ser: por que mudar?

É preciso identificar o problema ou a oportunidade, o que está motivando a mudança e o que se pretende alcançar. É muito importante entender o contexto, os impactos, recorrer aos dados, internos e externos, para qualificar a decisão. É preciso saber se há tempo, recursos, patrocinadores, onde estão as resistências e ter clareza sobre o que se está buscando.

Escuta ativa

Sempre que possível, ouvir! Ouvir os maiores impactados, sejam eles  os clientes, os funcionários, os fornecedores ou os parceiros de negócios. Compreender e abordar as preocupações, ouvindo ativamente, será fundamental para entender a mudança.

Alinhar a transformação com a missão e cultura da empresa, garantindo que os funcionários entendam o porquê por trás das movimentações, será fundamental para o sucesso. Será preciso portanto, estabelecer uma visão sobre o futuro desejado após a mudança, comunicar e garantir que todos na organização compreendam e se conectem com essa visão.

Quanto maior o tempo dedicado ao planejamento, melhor a transição e o engajamento das pessoas. Não é desperdício dedicar mais tempo nessa fase para depois colocar o plano em prática, criar mecanismos para acompanhar, preparar a liderança e as pessoas envolvidas, comunicar os progressos, e responder aos problemas que surgem – e vão surgir.

A diferença da gestão de mudança tradicional para as atuais variam na forma. Em vez de grandes mudanças de ciclos longos, que já não atendem, pois os cenários são dinâmicos, as micro mudanças que resultam em macro transformação têm se provado como melhor abordagem. Ao invés de decisões top down e unilaterais, as que contam acontecem de baixo para cima, com a colaboração dos usuários, são mais realistas e efetivas.

Culturas ágeis = mudanças contínuas

Mas, é claro, não se trata de metodologia apenas, mas de cultura. O processo de gestão de mudança reflete a cultura organizacional, que se manifesta no comportamento das pessoas. Culturas ágeis, abertas e colaborativas convidam a mudanças contínuas e buscam a melhoria constante.

Culturas tradicionais, que valorizam estabilidade e conformidade, podem gerar medo do desconhecido e resistência ao risco. A falta de engajamento, comunicação fragmentada, falta de apoio da liderança também aumentam a resistência e dificultam a implementação das mudanças.

Os líderes de todos os níveis hierárquicos da organização são fundamentais nas mudanças. A comunicação entre a alta liderança e os gerentes garante que as mensagens estejam claras, e que todos entendam o seu papel e a responsabilidade no sucesso da mudança.

A comunicação constante com os times, a escuta ativa, empatia, capacidade de engajar a equipe e de resolver conflitos são habilidades que os gerentes precisam ter. Ambientes abertos e inclusivos convidam ao diálogo e são abertos a feedbacks. Esses líderes farão a interface entre os funcionários e as lideranças mais altas, e, portanto, também têm um papel de influenciar o rumo dessa mudança.

E qual o papel de RH nas mudanças? RH desempenha um papel crucial na gestão de mudanças, influenciando e apoiando todos os envolvidos ao longo do processo. Isso inclui garantir uma comunicação clara e transparente, capacitar líderes para orientar suas equipes de maneira eficaz e fornecer coaching e feedback para lidar com as resistências que possam surgir durante a implementação.

Para as mudanças que impactam as organizações, o RH é responsável pela gestão de carreiras e a realocação de talentos, conforme as novas necessidades da organização. O suporte contínuo à mudança também envolve a revisão de políticas e a adaptação da cultura organizacional, garantindo uma transição bem-sucedida.

A tecnologia desempenha um papel fundamental na gestão de mudanças, oferecendo uma ampla gama de ferramentas para diversos aspectos do processo como o uso de ferramentas colaborativas para a gestão de projetos, a personalização de comunicações, elaboração de Q&A e treinamentos, e a realização de análises de sentimentos e dados – os benefícios são inúmeros.

Por exemplo, a análise de dados fornece insights valiosos sobre o comportamento dos líderes, o engajamento das equipes e a percepção das mudanças. Esses recursos permitem identificar líderes eficazes, destacar boas práticas e prever áreas de resistência, possibilitando uma comunicação e treinamento mais personalizados e eficazes.

Como disse Heraclito, nada fica estático, tudo se move, tudo muda. A gestão da mudança é crucial não apenas para enfrentar as transformações, mas para integrá-las eficazmente em nossas organizações e em nossas vidas. Ao entender as mudanças a partir da perspectiva das pessoas e utilizar a tecnologia de maneira estratégica, podemos garantir que essas mudanças não apenas sejam bem-sucedidas, mas também impulsionem nosso progresso contínuo. Afinal, a capacidade de evoluir constantemente é o que nos permite crescer e prosperar.