31% das reuniões são inúteis, e torram US$ 101 mi anuais em empresas grandes

Empresas americanas com mais de cinco mil funcionários perdem no mínimo US$ 101 milhões por ano em produtividade com reuniões inúteis – que poderiam ser substituídas, sem prejuízo, por e-mails ou mensagens de Slack (menos Whats na vida corporativa, por favor).

A conclusão é de um estudo liderado por Steven Rogelberg, professor de administração da Universidade da Carolina do Norte. Com uma ajudinha da empresa Otter – que fornece um software para gravação de videoconferências –, Rogelberg pediu a 632 funcionários de várias empresas que respondessem perguntas sobre uma semana de suas agendas. Ao todo, vinte setores da economia estavam representados na amostra.

A conclusão foi que cada empregado de colarinho-branco passa, em média, 18 horas por semana em reuniões – quase metade da jornada mais comum nos EUA, de 40 horas semanais. Os chefes, evidentemente, são os mais afetados. Ao detalhar o dado por cargo, Rogelberg descobriu que gestores com no mínimo quatro subordinados encaram, em média, 22,2 horas de papo ao longo de 5 dias úteis, vs. 13,7 horas de “blá” para os subordinados em si. Embora recusem apenas 14% dos convites, os profissionais entrevistados avaliam que não precisariam aparecer em 31% dos encontros.

A relutância em dizer “não” tem dois motivos. O primeiro é o medo de que colegas e gestores encarem ausência como preguiça, desfeita ou falta de comprometimento. O segundo, a dificuldade em se atualizar sobre quaisquer novidades que tenham sido anunciadas – pega mal tomar o tempo dos seus colegas com perguntas depois que eles já sacrificaram meia hora indo à reunião à qual você não foi. 53% dos entrevistados se sentem obrigados a atender a todos os convites.

Essa é uma herança pandêmica: desde fevereiro de 2020, quando começou a migração em massa para o home office, a plataforma Microsoft Teams calcula que o tempo gasto em reuniões por videoconferência triplicou, e que o número de reuniões marcadas por semana dobrou. Sabe-se que nossa capacidade de concentração é bem menor – e nosso cansaço mental, bem maior – nos encontros online. Um fenômeno que, como sempre, ganhou nominho em inglês: Zoom fatigue.