Como montar um Gráfico de Gantt?

ano era 1890. Karol Adamiecki, um engenheiro polonês, desenvolveu as bases do que o americano Henry Gantt aperfeiçoaria, 15 anos mais tarde: um gráfico colorido que ajudaria a indústria da época a planejar, organizar e controlar sua produção.

Adamiecki criou o que chamamos de harmonograma – uma forma de ilustrar processos interdependentes mais claramente. O problema foi de comunicação: como o engenheiro divulgou o método apenas em russo e polonês, ele não teve tanta tração naquele momento como teve em 1903, com os trabalhos de Gantt. Não à toa, o método foi batizado com seu sobrenome.

Não só a língua, mas o momento também favoreceu Gantt. No comecinho do século XX, o segundo setor estava em plena ascensão nos Estados Unidos. Com isso, havia uma necessidade de gerenciar produtos e serviços de uma forma mais estruturada e eficiente. Foi nesse contexto em que ele popularizou esse modelo de trabalho, conhecido desde então como Gráfico de Gantt. 

O método foi um hit imediato. Ele começou a ser usado nas fábricas – dado que foi projetado para operações sistemáticas e rotineiras – mas teve aplicações importantes no exército americano na Primeira Guerra Mundial, e nos planos de desenvolvimento econômico da União Soviética nos anos 1930. Até os anos 1980, os gráficos eram desenhados em papel – mas a invenção dos computadores pessoais permitiu com que programadores e gerentes de projeto construíssem gráficos cada vez mais elaborados nas telinhas. Nos anos 1990, apps começam a existir para o público geral da internet – como você que está lendo esta reportagem, aqui e agora.

Lado bom e lado ruim do Gráfico de Gantt

Ok, a origem você já conhece. Mas como raios funciona um Gráfico de Gantt?

Em linhas gerais, ele é um gráfico de barras que serve para ilustrar visualmente a cronologia de um projeto. No eixo vertical, há a lista de tarefas a serem executadas; no horizontal, o intervalo de tempo no qual elas devem ser cumpridas (temos um exemplo visual no finalzinho deste texto).

O gráfico também consegue ilustrar as relações de dependência entre cada etapa. Isso permite com que cada tarefa seja iniciada imediatamente após seus pré-requisitos serem concluídos, trazendo uma otimização de tempo a qualquer trabalho, projeto, produto ou serviço.

Ele também permite com que você segmente as tarefas (desmontando objetivos complexos em várias parcelas mais simples, o que facilita com que eles sejam atingidos); distribua responsabilidades para os envolvidos e, claro,  com que todos acompanhem o andamento de cada atividade de modo visualmente claro.

Apesar disso, vale o adendo: não há flexibilidade nenhuma nesse modelo de organização. O gráfico não se adapta muito bem a mudanças no cronograma, atividades ou pessoas envolvidas: portanto, se essa mutabilidade é natureza do seu trabalho (ou da sua vida), talvez ele mais te ajude do que atrapalhe. Além disso, ele precisa de atualizações o tempo todo, o que pode gerar um problema de tempo para a equipe.

Acima de tudo, a maior limitação desse método é: o foco exclusivo no tempo e nas tarefas. Não há elementos de esforço, complexidade, pormenores subjetivos da rotina. Portanto, é bom que antes de implementar esse tipo de fluxo você entenda quais aspectos desse projeto são prioridade para você.

Como montar um Gráfico de Gantt

Leu todas as condições e deseja continuar? Vamos lá.

Com esse tipo de gráfico, o ideal é começar do final. Qual o produto que precisa sair desse esforço? Seja um projeto da faculdade, uma reportagem para o trabalho, um presente de natal… não importa. Anote o objetivo final do gráfico antes de mais nada.

Depois, é preciso listar as atividades que precisarão ser realizadas para que aquilo saia do gráfico e se torne realidade. No caso de um projeto da faculdade, por exemplo: há a fase de pesquisa, de entrevistas, de escrita, de inserir o trabalho na ABNT, de montar os slides e de apresentar. Nessas partes, haverão complexidades (entrevistar fulano de tal, ler tal pesquisa…) dividir esses subgrupos é importante também. 

O gráfico não se adapta muito bem a mudanças no cronograma, atividades ou pessoas envolvidas: portanto, se essa mutabilidade é natureza do seu trabalho (ou da sua vida), talvez ele mais te ajude do que atrapalhe.

Depois disso, é necessário listar as interdependências. No nosso exemplo, só é possível inserir o trabalho na ABNT depois que as entrevistas e pesquisas já foram feitas e o texto já foi escrito, por exemplo. 

Por fim, é preciso definir os responsáveis por cada atividade e o tempo que cada etapa deve durar. Com todas essas informações, bingo: habemus um Gráfico de Gantt.

Templates de Gráfico de Gantt disponíveis

O Canva tem um template pronto de Gráfico de Gantt. Se você já separou as informações, basta inseri-las e compartilhá-las com quem interessar.

Além disso, há o TeamGantt. O site oferece templates gratuitos, mas há algumas limitações: só é possível montar um projeto por vez, que tenham um gerente e até dois colaboradores; ele também tem um limite de 60 tarefas e algumas limitações de organização. O preço é salgado: 50 dólares por mês. Se você for gerente, vale consultar o budget empresarial para ver se há espaço para contratar o serviço.

Em todo caso, ainda há o bom e velho Excel. A sorte é que ele oferece templates pré-prontos – que você confere aqui.

Confira um exemplo de Gráfico de Gantt