Gestão do tempo: um desafio para os novos líderes

É estranho que as empresas, em pleno século 21, ainda ofereçam a seus líderes treinamentos sobre gestão de tempo. Mas a realidade é que há uma enorme quantidade de gestores que ainda não sabem administrar o próprio tempo nem estabelecer prioridades – para ele e para os profissionais que integram seu time.

Um fato que confirma esta proposição: boa parte dos projetos nas empresas brasileiras sofre atrasos em relação ao cronograma inicialmente previsto. A causa principal é a má administração de tempo por parte das pessoas envolvidas, principalmente os líderes.

Outra informação relevante é que muitas pessoas deixam as empresas por não conseguirem o tão desejado equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Isto significa que, para muitos profissionais, existe a percepção de que estão trabalhando demais – às vezes, com horas extras envolvidas e custos adicionais para as companhias.

Temos, portanto, um cenário no qual as pessoas acreditam estar trabalhando muito e, mesmo assim, os projetos sofrem atrasos. É um contrassenso que pode ter uma explicação simples: falta de planejamento ou de gestão dos chefes responsáveis.

Administrar melhor o tempo é um tema crucial para os novos líderes. Saber trabalhar estabelecendo prioridades é fundamental não apenas para melhorar sua performance e evitar atrasos nas entregas, mas também é útil para reter bons profissionais na equipe.

Vários são os desafios para os novos líderes, na verdade. Outro deles é a centralização. Muitas vezes por insegurança, eles são centralizadores e costumam não delegar tarefas. Também têm dificuldade de estabelecer prioridades e, por isso, acabam provocando impactos negativos no clima organizacional, além de atrasarem as entregas das atividades da área sob sua responsabilidade.

Pense nisso. Planeje suas ações com antecedência, distribua as tarefas entre os membros de sua equipe levando em conta os limites de entrega de cada um e acompanhe os resultados. Lembre-se de que existem atividades que podem ser feitas de forma paralela às demais e que, nem por isso, devem ser menosprezadas e postas de lado.

A utilização de um cronograma pode ser muito útil. Com esta ferramenta, você conseguirá visualizar com mais facilidade todas as etapas, ponderando sobre a importância de cada uma para a obtenção do resultado. Assim, fica mais fácil definir prioridades e decidir sobre os prazos.

Em muitos momentos, pode ser difícil estabelecer o que é prioritário e, ainda assim, não serão raras as vezes em que será necessário alterá-las em razão de demandas específicas – aquelas advindas do chefão. Tente entender os motivos das mudanças e, caso elas não tenham justificativas lógicas, considere não ceder à tentação de fazer alterações bruscas. Se houver necessidade de mexer em prioridades e cronogramas, não deixe de explicar os motivos aos seus liderados para que eles possam perceber a real importância de tais alterações e, assim, executá-las com o engajamento necessário.

Pense muito antes de mudar um cronograma previsto. Essas alterações ocasionam uma piora no clima da equipe e podem passar uma mensagem de que você, como líder, cede a todas as demandas sem se importar com os seus funcionários.

Armando Lourenzo, colunista da Vocês S/A, é doutor e mestre em Administração pela FEA USP e pós-graduado em Filosofia pela PUC. Diretor da Ernst & Young University, presidente do Instituto Ernst & Young e professor da Casa do Saber e da FIA e autor de livros e artigos na área de negócios, também atua como palestrante em eventos nacionais e internacionais. Foi premiado como um dos três melhores Learning Leader of the Year nos EYU em 2016, 2017 e 2018.