Home office: como progredir na carreira remotamente

Trabalho remoto. Se 2020 foi o ano que trouxe essa realidade para muitos, 2021 provavelmente será o ano de confirmação desse modelo de trabalho no mundo corporativo. Acontece que, muito antes de a pandemia empurrar tantos para dentro de suas casas, muita gente já vivia suas carreiras remotamente, com rotinas que foram aperfeiçoadas ao longo dos anos. Uma dessas pessoas é Laura Vanderkam, palestrante e escritora americana, adepta do trabalho remoto há mais de 20 anos.

Ela é especializada em produtividade e autogerenciamento. Tem mais de dez livros publicados sobre o assunto. E agora, em sua nova obra, Home Office: como se adaptar sem perder a cabeça nem aquela promoção, Laura compartilha suas experiências e ensina técnicas para desenvolver uma carreira no modelo de escritório em casa. O livro, recém-lançado no Brasil pelo selo Principium da Editora Globo, foi escrito à luz da realidade pós-pandemia, e traz tópicos sobre como organizar melhor o tempo, conciliar vida profissional e doméstica, manter o foco e ampliar a rede de contatos profissionais de casa mesmo. Neste trecho do livro, ela fala sobre as vantagens de administrar o dia a dia do trabalho por tarefas, e não por horas.

TRECHO DO LIVRO

Capítulo 1 – Gerencie sua rotina por tarefa, não por tempo

O tempo é um conceito extremamente útil. Vivemos a vida em horas. Qualquer coisa que fizermos com a vida dependerá de como passamos as horas. Existe uma correlação forte entre o tempo investido em alguma coisa e o quanto realizamos.

No entanto, o tempo não é o único marcador de produtividade. E, infelizmente, quando se começa a estudar como funcionam até mesmo locais de trabalho aparentemente progressistas e como muitas pessoas medem a própria produtividade, vê-se que muito trabalho ainda é gerenciado principalmente levando o tempo em consideração. Isso é verdade tanto de maneiras óbvias (horas faturáveis) quanto de maneiras menos óbvias (ganhar pontos por responder a e-mails instantaneamente). Isso é uma grande perda de tempo, dinheiro e muito mais.

Por exemplo, por que todas as reuniões têm 30 ou 60 minutos de duração? Será que todas as reuniões humanas realizam seus propósitos em blocos precisos de meia hora e uma hora? Claro que não. Mas, para a grande maioria das reuniões, as pessoas não planejam agendas eficazes, levando em consideração a energia e atenção de todos os presentes. Assim, elas escolhem uma agenda-padrão e a gerenciam de acordo com o tempo. Em empresas com forte cultura face a face, alguém que saia para uma caminhada de 30 minutos no meio do dia parece pouco ambicioso, embora haja boas evidências de que a caminhada permite uma tarde mais produtiva do que excluir e-mails por uma quantidade equivalente de tempo. Mesmo aqueles de nós que trabalham por conta própria podem cair nessa armadilha. Será que estou sentado à mesa porque estou dando passos em direção aos meus objetivos profissionais ou estou sentado aqui porque é isso que as pessoas responsáveis fazem às 16h? É fácil preencher o tempo se pensarmos apenas que deveríamos estar preenchendo o tempo.

Alcançar as inovações possíveis nesse novo modelo de escritório significa quebrar esse hábito, tanto na forma de gerenciar os outros como na própria gestão individual. Como as empresas foram forçadas a tentar o trabalho remoto, a tendência inicial é sempre reproduzir o que havia antes. Mas, desde que as pessoas não precisem legalmente ser pagas por hora registrada, esse foco no tempo – a ideia de que um dia útil é um determinado número de horas, e não o cumprimento das etapas prescritas para atender às suas metas ou às da empresa – é uma oportunidade perdida. Como Meredith Schwartz [CEO da empresa Here Comes the Guide]* descobriu, gerenciar com foco nas tarefas e nas respectivas realizações permite que as pessoas obtenham os benefícios da eficiência e trabalhem da maneira que beneficie mais a sua produtividade. É um desafio.

Será que estou sentado à mesa porque estou dando passos em direção aos meus objetivos profissionais ou estou sentado aqui porque é isso que as pessoas responsáveis fazem às 16h?

“Não há dúvida de que existe um processo de aprendizagem”, diz Schwartz. “Estou melhor nisso agora do que quando começamos.” Ela optou por esse método, enquanto a maior parte das pessoas foi obrigada a fazer home office pela Covid-19. É preciso se planejar mais, o que inclui levar em conta tarefas em aberto sobre as quais você e seus colegas gostariam de pensar a respeito. Mas administrar a si mesmo e aos outros dessa maneira, em última análise, dá às pessoas a satisfação que vem com o progresso. Você não apenas dedicou horas, mas também dedicou um bom dia a um único propósito, o que tende a motivar as pessoas a fazerem mais.

Veja a seguir como planejar as semanas e os dias e repensar seu gasto de horas de trabalho enquanto realiza a mudança para se concentrar nos resultados.

Faça o seu planejamento às sextas-feiras

Qualquer pessoa que trabalhe em home office precisa ter independência decisória. Embora isso certamente sirva para quem estiver trabalhando para si mesmo, serve também para quem estiver trabalhando para outra pessoa. Você não está tão sujeito assim às normas visíveis do grupo. Em grande parte, terá que se gerenciar. E se você está se organizando de acordo com cada tarefa, e não pelo tempo, isso significa que precisa ser claro em relação a quais tarefas deve realizar. Essa direção exige que você saia do próprio fluxo de trabalho por alguns minutos e pergunte o que deve fazer com o tempo e a atenção. Que tarefas você precisa fazer imediatamente e que passos deve dar para alcançar seus objetivos maiores? Falaremos sobre como definir essas metas maiores posteriormente neste livro, mas esta seção enfoca a questão de como descobrir quais tarefas, em qualquer dia útil, você deve fazer.

A chave é criar um horário de planejamento semanal determinado. Vivemos nossa vida em semanas, não em dias. Essa visão um pouco mais ampla do tempo permite que você gerencie tarefas pessoais e profissionais com uma sensação de abundância.

Você não tem que fazer tudo o que importa amanhã. Esse horário semanal determinado permite que você faça uma pausa, reflita e pergunte como gostaria de passar as próximas 168 horas. O ideal é que você planeje suas semanas antes de entrar nelas – é por isso que eu as planejo às sextas-feiras.

Desde que criei esse hábito, há alguns anos, me tornei uma pregadora do planejamento de sexta-feira. Claro, qualquer horário dedicado ao planejamento semanal pode funcionar – domingo à noite e segunda de manhã são outras opções populares –, mas sexta-feira à tarde, em especial, tem a vantagem de ser um horário de baixo custo de oportunidade (você não está fazendo muita coisa); é durante o horário comercial, de maneira que você pode entrar em contato com as pessoas e preservar o fim de semana, e permite que você chegue à segunda-feira pronto para a luta, em vez de tentar planejá-la na correria do próprio dia de manhã.

Vivemos nossa vida em semanas, não em dias. Essa visão um pouco mais ampla do tempo permite que você gerencie tarefas pessoais e profissionais com uma sensação de abundância.

Funciona assim: nas tardes de sexta-feira, reserve alguns minutos para pensar na semana seguinte. Faça uma lista das principais prioridades para a semana. Gosto de usar três categorias: carreira, relacionamentos e “eu”. Algumas tarefas já estarão na agenda, por conta de planos que você fez no passado. Outras serão coisas que você gostaria de fazer à medida que caminha em direção aos objetivos de longo prazo. Descubra quando essas tarefas podem acontecer e qualquer logística necessária para tornar essas atividades possíveis. Se estiver gerenciando funcionários, pode verificar as metas de trabalho deles para a próxima semana e dar qualquer orientação apropriada. Se estiver se reportando a alguém, pode aumentar as chances de ser gerenciado por tarefas, não por tempo, definindo e compartilhando metas realistas, porém desafiadoras e significativas, que fariam qualquer supervisor sensato dizer: “Sim, seria uma semana incrível se resolvêssemos todos esses pontos”.

Sexta-feira também é um ótimo momento para olhar o que já está na agenda da próxima semana e perguntar se tudo aquilo precisa mesmo acontecer. Talvez algumas coisas possam ser canceladas, minimizadas ou delegadas. Não pule essa etapa, especialmente se você estiver ocupado. Em poucos minutos, pode conseguir mais horas para si.

Depois de criar um planejamento preliminar para a semana, reveja a programação todas as noites para pensar a respeito do dia seguinte. O que você ainda precisa realizar? Observe tudo o que deve acontecer em um horário específico (calls/reuniões) e tudo o mais que deve ser feito até o fim do dia. Isso pode ajudar quando você começar a fazer as listas de tarefas diárias.

Como fazer uma lista de tarefas diárias

Há muitos anos, vi um anúncio de um planner que trazia a suposta lista de tarefas diárias de um usuário. Ele não só estava planejando correr uma maratona, como viajaria para todos os continentes, terminaria uma dissertação e faria um cookie de chocolate perfeito. Era algo curioso para uma lista diária, haja vista que essas atividades levariam mais de 24 horas – mas esse pecado de impossibilidade é surpreendentemente comum.
“Sempre tenho grandes sonhos para o dia em que estou fazendo minha lista”, confessa Anne Bogel, fundadora do popular podcast What Should I Read Next? e do site e clube do livro Modern Mrs. Darcy. “Meus olhos são maiores que o estômago. Minha tendência natural é fazer uma lista de desejos em vez de uma lista de tarefas.” Qual é o problema disso? Como afirma a própria Bogel, uma lista de desejos “não é boa para o moral”.