Excel sem estresse: dicas que vão aumentar sua produtividade

Especialista em Excel ensina quatro funcionalidades que tornam o dia a dia do RH mais ágil e bem menos estressante

Por ser uma área estratégica e que lida com muitos dados, o RH precisa usar o Excel em várias atividades do dia a dia. Afinal, o domínio dessa ferramenta auxilia na criação de diversos relatórios e no controle de indicadores (KPIs) que são importantes para tomadas de decisão.

Hoje você terá acesso a 4 dicas essenciais para profissionais da área de Recursos Humano. Essas funções e funcionalidades trarão mais agilidade e ganho de produtividade.

Dica 1

Função de Data: DATADIF

Trabalhar com datas é uma dificuldade para muitos usuários, mas o Excel possui uma função chamada DATADIF. Essa função calcula a diferença entre datas facilitando o cálculo, por exemplo, da quantidade de dias, meses ou anos que determinado colaborador está trabalhando na empresa.

Diferentemente da grande maioria das funções do Excel que são sugeridas logo que você começa a digitar a palavra, no caso da função DATADIF é necessário escrever seu nome por completo e, em seguida, abrir o parêntese. Mesmo assim  ela não irá nos mostrar sua sintaxe:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Sintaxe da função: data_inicial, data_final, unidade.

Unidades da função DATADIF:

  • Y – Ano
  • M – Mês
  • D – Dia

Aplicação da função:

Após abrir a função DATADIF informe a data da admissão para data_inicial. Para data_final vamos usar a função HOJE já que essa função nos retorna a data atual e dessa forma não precisaremos mexer na função todos os dias. Vamos finalizar com a unidade “Y”, pois queremos o resultado em anos:

 (Você RH/VOCÊ RH/Você S/A)

Pressione Enter para ver o resultado:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Use o auto preenchimento para obter os demais resultados:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Caso queira trocar por meses, você pode utilizar: =DATADIF(E3;HOJE();”M”)

 

Dica 2

Função SOMASE

A função SOMASE, como o próprio nome sugere, trabalha com somas. Com ela nós aumentamos bastante nosso poder, uma vez que podemos condicionar os valores que serão somados.

Vamos imaginar a situação em que eu tenho vários setores na empresa e desejo saber o total salarial para determinado setor. Em vez de analisar setor por setor a função SOMASE é ótima alternativa.

Sintaxe da função: intervalo; critérios; [intervalo_soma].

Aplicação da função:

Já que o intervalo são os setores, o critério é o setor a ser analisado e o intervalo de soma são os valores a serem analisados para a soma:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Ao pressionar Enter você obtém o resultado:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Dica 3

Função PROCV

A função PROCV consiste em fazer uma busca de acordo com parâmetros pré-determinados.  Esta função é considerada a “queridinha” do Excel, pois ao entender o poder desta função muitos passam a amar o programa. O mais legal é que ela é muito fácil, como você poderá ver agora.

Continuando em nossa planilha, vamos fazer uma pesquisa pelo nome do colaborador e temos como objetivo retornar as demais informações sobre este.

Sintaxe da função: valor_procurado; matriz_tabela, índice_coluna; [procurar_intervalo].

Aplicação da função:

Neste contexto o valor procurado é o nome do colaborador que eu desejo informações, a matriz tabela consiste em toda minha base de dados, o índice da coluna é a posição numérica desta coluna sendo contada da esquerda para a direito e, por fim, o procurar intervalo que normalmente é o FALSO (ou 0), pois costumo procurar valores exatamente iguais.

O uso da função PROCV é da seguinte forma:

  • Abra a função PROCV
  • Selecione o nome que deseja buscar informações
  • Selecione a base de dados por completa
  • Informe o número da coluna que está a informação desejado
  • Pressione 0 para informar que deseja a correspondência exata

 (Você RH/VOCÊ RH)

Agora pressione a tecla Enter do seu teclado para verificar se o valor corresponde ao setor do funcionário pesquisado:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Repita o processo com os demais itens mudando somente o número do índice da coluna:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Aqui vale uma observação importante para os usuários que possuírem a versão Microsoft 365. Nesta versão existe uma nova função chamada PROCX. Ela é uma versão mais completa e robusta da função PROCV.

Dica 4

Junção das Funções: ÍNDICE & CORRESP

A dupla dinâmica perfeita. Usar as funções ÍNDICE & CORRESP de forma aninhada é algo incrível. Assim como a função PROCV, elas têm como objetivo procurar, porém a função PROCV possui a limitação do valor_procurado estar obrigatoriamente na primeira coluna da matriz_tabela. Já com ÍNDICE & CORRESP não temos este problema.

Sintaxe da função ÍNDICE: matriz;núm_linha;[núm_coluna].

Sintaxe da função CORRESP: valor_procurado;matriz_procurada;[tipo_correspondência]

Aplicação da função:

Nosso trabalho será retornar as informações referente a determinado setor da empresa. Mas por conta da disposição da planilha, usar a função PROCV não será a melhor alternativa.  São as funções ÍNDICE & CORRESP que vão resolver nosso problema.

Usaremos as funções ÍNDICE & CORRESP da seguinte maneira:

  • Após abrir a função ÍNDICE selecione a coluna que possui a informação desejada;
  • Neste momento devemos informar a linha que a informação está, mas para não fazemos isso manualmente, vamos abrir a função CORRESP para nos auxiliar nisso;
  • Vamos informar o setor para valor_procurado, a matriz_procurada será a coluna de setores e 0 para informar que a correspondência deve ser exata.

 (Você RH/VOCÊ RH)

Após pressionar Enter você terá o resultado:

 (Você RH/VOCÊ RH)

Você deverá repetir o procedimento com os demais itens precisando modificar somente a matriz da função ÍNDICE.

 (Você RH/VOCÊ RH)

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*Edson Cavalcanti é fundador do site Ninja do Excel, que oferece cursos e videoaulas sobre o tema. Antes de empreender, trabalhou em RH na área de Cargos e Salários, quando foi apelidado de Ninja do Excel por sua facilidade com as planilhas.

 

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