Como é o programa de empréstimo de notebooks nos escritórios do Google

Como um programa para empréstimo de notebooks 24 horas por dia melhorou a produtividade dos funcionários do Google

Em 2015, o engenheiro de soft­wares David Neto trabalhava no balcão de atendimento do suporte de TI do Google Brasil, em São Paulo, junto com dois funcionários. A área era responsável por fazer reparos nos computadores dos colegas ou substituí-los por outras máquinas. Mas o modelo não era nada produtivo. Como nem sempre havia notebooks disponíveis para empréstimo, os empregados da multinacional tinham de esperar, no mínimo, 1 hora e meia para conseguir um computador novo e voltar à rotina de trabalho.

Dependendo do dano, a solução levava ainda mais tempo, chegando a demorar dias. A dinâmica afetava diretamente a produtividade dos profissionais da empresa — principalmente dos técnicos, que não podiam se dedicar a projetos mais estratégicos da companhia, uma vez que ficavam parte do expediente atendendo às demandas de suporte. “Onerava o nosso tempo e o dos demais funcionários. Além disso, o horário de atendimento era limitado, das 9 às 17 horas. Se um problema ocorresse fora desse perío­do, não daria para resolver. Era uma tarefa muito manual”, explica David.

SOLUÇÃO

Por meio de uma conversa com outro técnico do Google, que trabalhava em Nova York, David descobriu que não era somente o escritório de São Paulo que enfrentava esse problema. “Percebi que era um desafio para várias unidades”, afirma David. Foi aí que ele e o colega tiveram a ideia de criar um programa para empréstimo de notebooks que ficasse disponível durante 24 horas. “Falamos com nosso chefe direto, que levou a sugestão ao gerente da área. Depois disso, recebemos carta branca para implementar o projeto”, explica. ­

Batizada de Grab and Go, a iniciativa começou em quatro escritórios do Google, incluindo o brasileiro, nos quais a empresa colocou prateleiras com Chromebooks (computadores com sistema operacional do Google, o ChromeOS), que ficam disponíveis e carregados para empréstimo. Como as informações são armazenadas na nuvem, os funcionários conseguem, em alguns minutos, ter todos os programas de que necessitam para realizar suas atividades. “É como se estivesse com o próprio equipamento. Se o usuário instalar algo novo, por exemplo, o arquivo também vai para a máquina original”, explica o engenheiro de softwares.

Para organizar o processo, David e o colega desenvolveram um sistema de controle de entradas e saídas das máquinas, totalmente autônomo. Os empregados precisam apenas informar o motivo de necessitarem de um notebook substituto. Além disso, o software­ emite alertas para o usuário, como a data em que o computador deve ser devolvido (que pode ser negociada com os administradores), e faz o relato de ocorrências — por exemplo, o empregado notou que o laptop retirado da prateleira estava danificado. “São procedimentos essenciais para o serviço de empréstimo se manter saudável”, comenta o idealizador brasileiro.

RESULTADO

O Google estima que cerca de 50% de todos os usuários do Grab and Go tenham resolvido totalmente sozinhos problemas que, no modelo antigo, levariam, em média, um dia para ser solucionados. Além disso, a área de atendimento, que contava com três funcionários, passou a ter só um.

Com a nova realidade, os demais profissionais puderam se dedicar a projetos estratégicos. Esse foi o caso de David, que foi promovido de técnico júnior para líder de TI e hoje trabalha no escritório do Google em Londres. “O impacto do projeto permitiu que eu evoluísse na carreira”, diz. Atualmente, o Grab and Go está ativo em mais de 75 escritórios da empresa ao redor do mundo.

Em 2018, cerca de 35 000 funcionários realizaram aproximadamente 105 000 empréstimos por meio do programa. E a iniciativa não ficou só dentro da companhia. Desde 2016, o Google decidiu oferecer a solução para outras empresas junto com o Google Cloud. “Ao visitar nossos escritórios, diversos parceiros viram o espaço onde ficam os computadores para empréstimo e perguntaram do que se tratava. A partir daí decidimos ampliar o serviço”, diz o engenheiro.


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