Você só precisa de quatro pastas para organizar toda a sua vida digital

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Todo dia, internautas criam 402,74 milhões de terabytes em informação. Para armazenar tudo que é produzido na internet em um único dia seriam necessários 1573 milhões de unidades do novo iPhone 17, no modelo com menor armazenamento.

Nós somos expostos a muita coisa enquanto vivemos nossa vida digital. Com tantos vídeos, links, arquivos, áudios, notas, emails, documentos, fotos, mensagens e mais, é muito fácil ficar perdido em uma bagunça virtual complexa.

Se a sua vida digital parece uma gaveta de papéis avulsos jogados, sem organização nenhuma, você dificilmente vai encontrar o que precisa – pior, vai perder tempo e ficar estressado. Botar ordem nos arquivos vai te ajudar a acessar rapidamente tudo o que precisar, derrotar o excesso de informações, liberar seu cérebro para ser mais produtivo e te fazer perceber quais conteúdos realmente são importantes.

Essa é a promessa de Tiago Forte no livro Organize e simplifique a sua vida digital, publicado pela editora Sextante. O livro tem dicas práticas para aplicar o método PARA, que consiste essencialmente em separar toda a sua vida digital em quatro pastas: Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos. A primeira parte do livro é a explicação do método, a segunda parte fala sobre diretrizes e práticas para continuar colocando o método em prática e a terceira parte contém análises de assuntos adjacentes, mas úteis para o método.

O livro pode parecer longo com suas duzentas e poucas páginas. Contudo, a diagramação das páginas faz dele uma leitura rápida e simples. O recomendado pelo autor, inclusive, é ler os capítulos conforme sua necessidade.

Abaixo, você confere o primeiro capítulo da obra. Boa leitura! (Clique aqui para comprar o livro via Amazon.)

Conheça o PARA

Imagine o sistema de organização perfeito.

Um sistema que lhe dissesse exatamente onde guardar cada informação da sua vida digital (cada documento, arquivo, anotação, compromisso agendado, esboço e pesquisa) e onde encontrá-la quando precisasse.

Esse sistema teria que ser muito fácil de configurar e ainda mais fácil de manter. Afinal, só os hábitos mais simples e com menos atrito sobrevivem a longo prazo.

Ele precisaria ser ao mesmo tempo flexível, adaptando-se às suas necessidades em diferentes fases da vida, e abrangente, para ser usado em todos os lugares onde você guarda informações. Como exemplo, podemos pensar na pasta Documentos do seu computador, em uma plataforma de armazenamento em nuvem ou em um aplicativo de notas digitais.

Mas, acima de tudo, o sistema de organização ideal seria aquele que gera benefícios concretos e diretos na sua vida pessoal e profissional. Com ele, você demoraria muito menos tempo para concluir projetos e alcançar os objetivos que considera mais importantes.

Em outras palavras, o sistema ideal para organizar a sua vida precisa ser acionável.

Em vez de colocar mais obstáculos no seu caminho, fazendo você adiar as ações que de fato importam, esse sistema facilitaria a execução dessas ações.

Após mais de uma década fazendo experimentações pessoais, ensinando milhares de alunos e atuando como coach de profissionais de excelência reconhecida, desenvolvi um sistema que tem essas características. Hoje ele é amplamente adotado por públicos tão diversos quanto estudantes do ensino fundamental e grandes multinacionais — e todo mundo entre esses dois extremos.

Esse sistema se chama PARA: um método simples, abrangente e ao mesmo tempo flexível de organizar qualquer tipo de informação em qualquer plataforma digital.

Quer você deseje salvar trechos de um livro que está lendo, um áudio com uma ideia interessante, citações inspiradoras de uma entrevista em podcast, links úteis no navegador, notas criadas em reuniões ou ligações importantes no trabalho, fotos que evocam lembranças preciosas ou até registros do seu diário pessoal, este sistema oferece um conjunto de ferramentas ideais para preservar todas as informações pelo tempo que quiser. Aliás, não só preservá-las como também usá-las com habilidade para alcançar todos os seus objetivos. Para é uma palavra grega que significa “lado a lado”, como em “paralelo”; isso nos faz lembrar que o PARA trabalha “lado a lado” com nosso cérebro, ampliando nossa memória e nossa capacidade de pensamento.

Quatro categorias que abrangem toda a sua vida

O PARA se baseia em uma observação simples: apenas quatro categorias abrangem todas as informações da sua vida.

PROJETOS: Esforços de curto prazo, em seu trabalho ou na vida pessoal, nos quais você está trabalhando agora

ÁREAS: Responsabilidades de longo prazo que você deseja gerir ao longo do tempo

RECURSOS: Temas ou interesses que podem ser úteis no futuro

ARQUIVOS: Itens inativos das outras três

Os projetos são esforços de curto prazo (seja no trabalho ou na vida pessoal) nos quais você está trabalhando ativamente com um objetivo definido. Exemplos:

• Finalizar o design de um site
• Comprar um novo computador
• Escrever um relatório de pesquisa
• Reformar o banheiro
• Concluir o curso de espanhol
• Montar os móveis novos da sala

As áreas de responsabilidade são partes importantes da sua vida e do seu trabalho que exigem atenção contínua de modo mais abrangente. Essas áreas podem incluir:

• Responsabilidades profissionais, como marketing, recursos humanos, gestão de produtos, pesquisa e desenvolvimento, subordinados diretos ou desenvolvimento de software;
• Responsabilidades pessoais, como saúde, finanças, filhos, escrita, carro ou casa.

Nos recursos entram os assuntos que são do seu interesse e que você está aprendendo, como:

• Design gráfico
• Jardinagem orgânica
• Web design
• Culinária japonesa
• Fotografia
• Materiais de marketing

Por fim, os arquivos incluem todos os itens das três categorias anteriores que não estejam mais ativos, mas que você talvez queira guardar para consulta no futuro:

• Projetos concluídos ou cancelados
• Áreas de responsabilidade com as quais você não está mais comprometido ou em que não está mais atuando
• Recursos que não são mais importantes

E é só isso! Quatro pastas principais – Projetos, Áreas, Recursos e Arquivos –, cada uma contendo subpastas dedicadas a cada projeto, área de responsabilidade, recurso ou arquivo da sua vida.

Talvez você não esteja acreditando que uma vida moderna e complexa como a sua possa ser reduzida a apenas quatro categorias. Talvez pareça que você tem muito mais coisas para fazer e que elas não caberiam num sistema tão simples. Mas o ponto é justamente este: se o seu sistema de organização for tão complexo quanto a sua vida, a manutenção dele vai acabar consumindo o tempo e a energia de que você precisa para viver essa vida.

Seu sistema de organização de informações precisa ser muito simples, para liberar sua atenção em vez de exigir mais dela. Deve fazer você ganhar tempo, e não tomar seu tempo.

O princípio fundamental – organizar as informações com base em seus projetos e objetivos

A maioria das pessoas aprendeu a organizar informações ainda na escola. Nos ensinaram a categorizar anotações de aula, apostilas e material de estudo por disciplina: matemática, história, química, etc.

Sem perceber, levamos esse modelo para a vida adulta. Continuamos a organizar nossos documentos e arquivos de acordo com temas muito abrangentes, como “Marketing”, “Psicologia”, “Negócios” ou “Ideias”.

Isso não faz o menor sentido na vida profissional. No trabalho, não há aulas, provas, boletins nem diplomas. Não há um professor dizendo o que vai cair na prova final… essa prova não existe.

O que existe, tanto no trabalho quanto na vida, são resultados que você quer alcançar. Você está tentando lançar um produto, tomar uma decisão importante ou bater a meta de vendas do trimestre. Está se esforçando para planejar uma viagem divertida em família, publicar um texto ou encontrar uma creche acessível no seu bairro.

Na correria do dia a dia, enquanto tenta fazer tudo isso, você não tem tempo sobrando para vasculhar uma categoria genérica como “Psicologia” em busca daquele artigo que salvou seis meses atrás.

Assim, em vez de organizar suas informações com base em temas amplos, como fazia na escola, recomendo que você organize tudo de acordo com os projetos e objetivos do momento.

É isso que significa “organizar para a ação”, princípio fundamental do meu sistema, ao qual voltarei várias vezes ao longo deste livro.

Quando você começa a trabalhar num projeto de design gráfico, por exemplo, precisa de todos os documentos, notas, arquivos e outros materiais relacionados ao projeto num só lugar e prontos para uso.

Isso pode parecer óbvio, mas descobri que, na prática, a maioria das pessoas faz exatamente o contrário: elas tendem a espalhar o material relevante em lugares diferentes. Com isso, acabam gastando meia hora só para encontrar tudo antes mesmo de começar o trabalho.

Como garantir que tudo de que você precisa para avançar num projeto ou alcançar um objetivo esteja reunido num só lugar? Organizando dessa forma desde o início. Assim você sempre saberá com precisão onde guardar cada coisa – e onde encontrá-la depois.

Será mais fácil atingir seus objetivos quando todas as informações necessárias para colocar sua visão em prática estiverem ao seu alcance. Então vamos descobrir do que você é capaz sem os obstáculos que atrapalham seu caminho.

Organize-se para viver a vida que você quer levar

Usar o sistema PARA não se resume a criar várias pastas para guardar coisas.

É uma forma de identificar a estrutura do seu trabalho e da sua vida: entender quais são seus compromissos, o que você quer mudar e aonde quer chegar. É organizar as informações de um jeito que ajude a concretizar e sustente a vida que você deseja levar.

Grande parte do que chamamos de organização é, na verdade, procrastinação disfarçada. A gente se convence de que está “se preparando” ou “fazendo pesquisa”, como se isso, por si só, fosse progresso.

Na verdade, estamos procurando qualquer detalhe que possamos aprimorar ou arrumar só para não ter que encarar aquela tarefa que tanto tememos.

O PARA acaba com essa farsa oferecendo um método de organização tão radicalmente simples que elimina qualquer possibilidade de inventar desculpas: basta dar o próximo passo essencial. É uma abordagem enxuta que implementa apenas o mínimo necessário de ordem ao seu ambiente para dar clareza às suas próximas ações, e nada mais. Lembre-se: organizar para a ação.

Nos próximos capítulos, vamos nos aprofundar em como usar esse método para transformar sua vida digital.