Uma reunião precisa ter um objetivo claro. Pode parecer óbvio – e é –, mas muitos profissionais chegam a uma sala para debater um assunto sem saber por onde começar nem a que resultado chegar.
O líder deve organizar uma pauta com divisão de tempo para o que precisa ser conversado e a envie previamente para todos os convidados.
Se isso não acontecer, o convidado deve ter a liberdade de pedi-la.
Ficar apenas de corpo presente na sala, usado o computador ou celular para mandar e-mails ou resolver outros assuntos são atitudes mal vistas.
Entre os diferentes formatos de reuniões, que devem ser escolhidos pelo líder de acordo com seu objetivo, é possível lançar mão de ferramentas que ajudam melhorar a produtividade.
O indicado é o “check-in, check-out”, no qual cada pessoa declara o que irá fazer e a data de entrega da tarefa.
É preciso ter ciência de que esses encontros devem ser curtos e que o limite de tempo deve ser respeitado.
Em geral, 1 hora é suficiente. Apenas se o tema for muito complexo é que pode usar 1h30 ou um pouco mais.