Aprenda a jogar com seu tempo

  "Organizo meus horários para encaixar o que é mais importante para mim, no trabalho e na vida pessoal" -- ALEXANDRE HOHAGEN, 37 anos, presidente do Google no Brasil

Se você sente que não tem tempo para fazer metade das coisas que gostaria, saiba que não está sozinho. O filósofo francês Gilles Lipovetsky afirma que as exigências do mundo atual, como agilidade nas decisões e resultados a curto prazo, fizeram desse sentimento quase uma regra no Ocidente. “Um número crescente de pessoas reclama de estarem sobrecarregadas, de correr contra o tempo. A época hipermoderna é contemporânea da sensação de que o tempo se rarefaz”, escreve o autor no livro Os Tempos Hipermodernos (Editora Barcarolla). Mas já que não dá para espichar o dia, que tal pensarmos como aproveitá-lo melhor? Foi com esse propósito que dedicamos horas de apuração, leitura e entrevista para transformar o relógio num parceiro para você. Ultimamente, nós, brasileiros, jogamos fora dois terços do dia com atividades inúteis e urgentes. A Tríade do Tempo, de São Paulo, especializada no assunto, fez a descoberta após ouvir 15 324 pessoas nos últimos dois anos. Por isso, sobra tão pouco espaço na agenda para o que é realmente importante.

Como você verá nesta reportagem, separar o que é urgente de importante alivia a pressão do tempo. Foi após pensar nisso que o executivo Alexandre Hohagen topou o desafio de implantar a unidade do Google no Brasil. Alexandre sabia que o projeto exigiria uma enorme dedicação. Então, reorganizou sua agenda para não perder de vista algo ainda mais essencial na sua vida: a convivência com as três filhas. Começou a acordar mais cedo, suspendeu a ginástica e garantiu quatro horas diárias com elas. Se você está lendo esta reportagem, é sinal de que também conseguiu tempo para algo importante: seu desenvolvimento profissional. Isso já é uma vitória nos dias de hoje. Esperamos que aproveite os conselhos de especialistas e de executivos que enfrentam problemas semelhantes aos seus. As 32 idéias são bem objetivas e podem ser aplicadas a partir de agora, pois sabemos que o seu tempo é precioso.

COMO ORGANIZAR A AGENDA

Centralize as informações
“Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando informações que não sabe onde anotou”, afirma Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro de trabalho perdido. Hoje, com aparelhinhos cada vez mais versáteis, não há desculpa para você não ter as informações centralizadas. Mas uma velha e boa agenda também serve, desde que tenha quatro itens básicos: tarefas prioritárias, compromissos, contatos e anotações.

Planeje em apenas 10 minutinhos
Você não precisa de mais do que dez minutos para fazer um planejamento das tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno time de executivos que têm esse hábito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela Franklin Covey no fim do ano passado.

Avalie o tempo gasto nas tarefas
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. Você também desenvolverá a capacidade de prever a duração das tarefas e identificar eventuais ladrões de tempo. “Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes”, escreve a consultora americana Melissa Raffoni.

Faça escolhas
“Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espaço para o que é importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginástica para ficar mais tempo com elas. Também reservo tempo para dar uma palestra por semana”, afirma Alexandre Hohagen, presidente do Google no Brasil. A empresa permite ao funcionário dedicar 20% do dia à criação de projetos pessoais.

Tenha horários livres
“Minha agenda de trabalho está no sistema. O funcionário que quiser marcar uma reunião pode entrar, ver os horários disponíveis e me enviar um convite. De qualquer forma, tenho algumas reuniões fixas, que cumpro religiosamente toda a semana. É bom para me exercitar e criar cultura entre os subordinados”, explica Alexandre, do Google.

Respeite o seu ritmo
“Sou um cara que funciona melhor de manhã, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Acordo mais cedo e chego ao trabalho às 7h30, porque sei que a partir das 16h começo a perder embalo. Até as 17h, já estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais”, afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.

Participe de teleconferências
Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão. Também certifique-se de que você é o mais indicado para participar da reunião ou se pode enviar outra pessoa. Se tiver que viajar mesmo, torne os intervalos de espera em aeroportos e no trânsito mais produtivos. Leve seu notebook, textos para ler e uma lista de telefonemas pendentes.

Cuidado com o fuso horário
Se você trabalha numa múlti ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horário. Procure se informar da diferença de horas entre os países antes de enviar e-mails e agendar teleconferências. Para marcar uma viagem internacional, a antecedência tem de ser equivalente à duração da viagem. “Mas o mínimo é de duas semanas, até para conciliar as agendas de quem você vai visitar”, afirma Rodrigo Lourenço de Souza, de 28 anos, gerente de contas internacionais da Klabin, em São Paulo, que viaja para a Europa pelo menos uma vez por mês.

Pare de reclamar do trânsito
“Antes de comprar um apartamento, procurei saber onde estava concentrada a maior parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Hoje, moro com a minha esposa a menos de 20 minutos do trabalho”, diz Rodrigo, da Klabin. “Moro longe do trabalho, mas criei a minha própria rotina pra evitar os horários de trânsito. Saio bem cedo de casa e volto antes do horário de maior fluxo. Se tiver algo marcado para mais tarde, faço de casa por telefone ou internet”, afirma Carlos, da Fedex.

COMO FAZER REUNIÕES RÁPIDAS E PRODUTIVAS

Meia hora é suficiente
Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma reunião durar mais do que 30 minutos. É o que afirma em seu blog o americano Timothy Ferriss, empresário, bon vivant e autor do livro The 4-Hour Workweek (A semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de negócios do jornal The New York Times. “Não aceite participar de reuniões ou teleconferências sem uma agenda clara e hora para acabar”, escreve.

Convoque poucas pessoas
Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tem a dizer e, se der tempo, opinar. “Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de oito a 12 participantes”, sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. Os times discutirão os assuntos previamente e os líderes servirão como porta-vozes na reunião com a chefia.

Ajuste o foco antes
Mais de 60% das 1 045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo acham que as reuniões de que participam são malconduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessárias. Também é bom ter regras claras sobre o uso de computador e celular durante o encontro para evitar interrupções.

Evite reunião-surpresa
Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações de emergência. “Raramente as reuniões são para ‘ontem’”, afirma Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência. Para reuniões mais longas e complexas, avise dois dias antes.

Mande um representante
Em muitas reuniões, dá para você mandar um representante no seu lugar. Assim, você pode se concentrar naquelas que são importantes de verdade. “Por lidar com clientes diretamente, não posso evitar as reuniões. Tenho em média três por dia. Se for uma conta importante, faço questão de estar presente e repasso a pauta do encontro no dia anterior”, afirma Vanessa Del Bel, gerente de relacionamento com o cliente da Medial Saúde.

COMO DOMAR A ENXURRADA DE E-MAILS

Dê o recado
Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8 000 funcionários de grandes corporações em todo mundo, a maioria das pessoas não lê as mensagens, simplesmente “escaneia”, ou seja, dá uma olhada rápida para ver o assunto da mensagem. Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredões de palavras. Divida o texto e faça ele caber numa única página. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações que deixem claro o conteúdo do e-mail. “Como uma manchete de jornal”, afirma Mike.

Receba menos enviando menos
Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece você mesmo a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários. Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como “Responder a todos”, “Cc” e listas de distribuição sofre as conseqüências. Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se não quiser resposta, deixe isso claro no texto. Rodrigo, gerente da Klabin, gasta 40% do dia administrando o correio eletrônico, mas poderia gastar mais. “Escrevo respostas curtíssimas para não estimular divagações e novos e-mails”, diz.

Coloque ordem na casa
De e-mail em e-mail, o brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. “Esse tempo pode ser reduzido pela metade, é uma questão de organização”, afirma. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar aos e-mails. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam. Use a resposta automática quando estiver ocupado.

Consulte em horas determinadas
“Não consulte e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades e o segundo, apenas causa insônia. O e-mail pode esperar até dez horas, depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia”, afirma Timothy Ferriss.

Crie hierarquias para as mensagens
Ao gerenciar a caixa de entrada, use o senso crítico para avaliar as mensagens que exigem mais atenção. Para distinguir os e-mails mais importantes — de clientes, pares, subordinados diretos e chefe —, aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. “Algumas mensagens internas eu nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve”, diz Carlos, da Fedex.

Compre um Blackberry... ou não
Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão — e permitem acessar os e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. “Dou uma última olhada nos e-mails à noite para ter menos mensagens para administrar no dia seguinte”, diz Carlos, da Fedex. Para outros profissionais, um Blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. “Estou resistindo, pois não quero me tornar um escravo dos e-mails”, diz Rodrigo, gerente da Klabin. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de “crackberry”, por viciar seus usuários.

COMO GERENCIAR A SOBRECARGA DE TRABALHO

Concentre-se no que gera mais valor
Para lidar com o acúmulo de tarefas e funções, mais que eficiente, hoje é preciso ser eficaz. “O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor”, afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso é escolher e negociar bem quais tarefas você sabe executar e que são estratégicas de verdade para o negócio. Quem faz isso tem foco nos resultados porque usa sua capacidade para trazer maior retorno.

Delegue trabalho e também autoridade
Ao delegar, concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Informe claramente sobre o que você espera, o prazo e delegue também autoridade. Uma pessoa que tenta fazer algo e descobre que não dispõe de autoridade suficiente fica frustrada e torna-se ineficiente.

Exercite o desapego
Algumas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é preciso deixar que algumas pequenas coisas ruins aconteçam, como ter de retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferris, o caminho nem sempre é acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas que realmente podem mudar sua vida e seu negócio.

COMO REAGIR BEM AOS IMPREVISTOS

Desconsidere alguns telefonemas
“Não atenda ligações de números não reconhecidos. Sinta-se livre para surpreender os outros, mas não seja surpreendido. Isso resulta em interrupções indesejadas e até em situações precárias de negociação. Deixe a ligação cair no correio de voz e acesse posteriormente. Se for preciso, contrate um serviço de gerenciamento de mensagens”, recomenda Timothy Ferriss em seu blog.

Saiba dizer “não” ou “mais tarde”
Uma interrupção pode ser aceita ou não. Segundo pesquisa da Tríade do Tempo, 82% das pessoas dizem perder tempo com atividades inúteis por não ter dito “não”. Por isso, aprenda a fazê-lo quando necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponível, mas crie suas proteções. “Quando precisar se concentrar, avise à secretária, desligue telefone, e-mails, MSN e a internet”, recomenda Christian Barbosa.

Conte sempre com o imprevisível
Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos, mas também deixar espaços para mudanças de última hora. Alguns horários em aberto vão ajudar você a dar conta do recado. Já uma agenda rígida, com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração. Lembre-se que pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a duração das tarefas.

COMO TOCAR SEUS PROJETOS PESSOAIS

Valorize seu tempo e tenha prioridades
O que você quer fazer com o seu tempo? Essa pergunta é o ponto de partida para quem deseja se planejar melhor. É preciso ter clareza dos objetivos antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profissionais e pessoais. Você vai se dedicar totalmente ao trabalho ou investir em estudos? Fazer exercícios físicos ou ficar mais tempo com os filhos? Defina suas prioridades e, em seguida, avalie se você está usando seu tempo para persegui- las. A consultora Melissa Raffoni define esse processo como alavancagem de tempo. “Quem pondera de maneira crítica como gastá- lo está alavancando seu tempo.”

Assuma seu papel de protagonista
Para que as prioridades fiquem bem claras, enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para vida pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. Lembre-se que é inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros. “Quem muito abraça, pouco aperta”, diz Paulo, da FranklinCovey.

Esqueça as urgências, faça o importante
Uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo mostra que o brasileiro dedica 40% do seu tempo a questões urgentes e apenas 30% às importantes. Reflita sobre o dilema: concluir o relatório que o chefe pediu para “ontem” ou ir à reunião no colégio dos filhos? “Se tiver clareza do que é realmente importante, fica mais fácil dizer não ao que parece urgente”, afirma o escritor e consultor americano Stephen R. Covey. 

Seja estratégico
Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que você teria para um projeto pessoal, planeje- se melhor. É, a responsabilidade de resolver isso é sua. Não culpe o trabalho ficando numa postura passiva.

Tenha tempo para cuidar da saúde
Planejamento e disciplina também fazem bem à saúde. Não importa se você é sedentário, está um pouco acima do peso ou fuma de vez em quando. Se começar a correr cinco dias por semana, por cerca de 1 hora e meia, em seis meses estará pronto para disputar a São Silvestre. Como nesse ano não dá mais tempo, pode começar devagar. “Correr 30 minutos, três vezes por semana, já pode reduzir em 60% o risco de infarto”, afirma o médico do esporte Paulo Zogayb. 

Organize-se para ler e aprender
Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Tente reservar um período do dia para leituras, de preferência um horário em que esteja bem acordado, com um nível de compreensão alto. Também vale aproveitar intervalos entre reuniões ou espera no consultório médico. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia, e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fim do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas. Satisfeito?

O relógio não é problema

A consultora Melissa Raffoni parte do princípio da alavancagem do tempo para ajudar os CEOs a planejar melhor sua rotina. Melissa é professora da Sloan School of Management, do Massachusetts Institute of Technology (MIT), nos Estados Unidos, e autora de Gerenciamento de Tempo (Ed. Campus/Elsevier), lançado ano passado no Brasil. Veja o que ela diz sobre o tema.

Em que se perde mais tempo hoje?
Ao não alavancar o tempo, ou seja, nas atividades que pouco acrescentam aos seus objetivos, e resolvendo problemas decorrentes de decisões ruins. É preciso refletir sobre como você quer gastar seu tempo e certificar-se de que está gastando corretamente.

Todos os CEOs têm esse hábito?
Eu acho que os gerentes e CEOs “classe A” têm. Eles podem ter altos e baixos em sua disciplina, mas em geral entendem que o tempo pode ser um grande obstáculo e que, para desenvolver-se e ampliar os negócios, é preciso alavancá-lo. Os grandes executivos fazem isso constantemente, quando planejam a cada ano o crescimento da companhia e o emprego de novos recursos.

O que um profissional ganha ao planejar estrategicamente sua agenda?
Por exemplo, um CEO decide parar de vender diretamente e gastar mais tempo identificando novos mercados. Ele vai economizar o tempo gasto em vendas perdidas e pode alavancar os ganhos contratando profissionais de vendas e focando os negócios em mercados mais lucrativos.

Como controlar, ao mesmo tempo, as pressões por disciplina e flexibilidade?
Uma forma é criar flexibilidade e disponibilidade dentro da agenda. Na essência, você enquadra o “tempo flexível”. Mas você também precisa estar preparado para reposicionar suas prioridades quando for necessário.

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