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Manual de comunicação eficiente

O que você precisa saber para dar o seu recado no trabalho, sem ruídos

11/05/2009

Crédito: Raul Junior

Maria Heloisa Morel, diretora de marketing do grupo de serviços online e consumo da Microsoft Brasil

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A fonoaudióloga Leny Kyrillos mostra, em nove vídeos, como melhorar todos os aspectos da sua comunicação não-verbal

Escolher as palavras certas e falar com clareza. Aprender a escutar e entender o que as outras pessoas dizem. Estar atento aos gestos, aos movimentos e às expressões que muitas vezes revelam mais sobre alguém do que as palavras. Essas atitudes formam a receita básica de uma comunicação eficiente, algo fundamental para quem pretende ter um bom desempenho no trabalho. "Quem tem mais domínio sobre todos estes aspectos consegue se comunicar melhor", diz a fonoaudióloga Leny Kyrillos, professora doutora da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP), que atende executivos, jornalistas e atores. Como você pode acertar no discurso e dar seu recado no trabalho? Para começar, siga as regras básicas. Depois, veja o que funciona melhor para você e o seu interlocutor. "A comunicação depende do contexto e das características do orador e do público", diz o professor Reinaldo Polito, autor do livro Como Falar Corretamente e Sem Inibições (Editora Saraiva), um dos maiores especialistas do Brasil em comunicação.

Vá direto ao assunto

Para vender uma ideia ao chefe não é preciso contar todo o processo que o levou a formular a proposta. Concentre-se em dizer qual benefício sua sugestão produzirá. Vá direto às conclusões e seja conciso. Saber priorizar informações é fundamental para ter relevância, diz Normann Pedro Kestenbaum, autor do livro Obrigado pela Informação que Você Não Me Deu! (Editora Campus/Elsevier) e sócio da consultoria Baumon, de São Paulo, especializada em comunicação

Seja mais claro, por favor

Para fazer com que o ouvinte entenda exatamente o que você diz, fale a língua dele. Adapte e traduza seu discurso à faixa etária, formação, interesses e expectativas do ouvinte. Assegure-se de que ele gravou o recado. Não adianta ter um discurso brilhante se ele não será lembrado depois de uma hora, diz o consultor Normann Kestenbaum. Desconfie de termos difíceis, gírias, expressões vulgares, tecnicismos e jargões. Eles podem sabotar a mensagem. Os líderes devem limpar ao máximo os ruídos da comunicação, diz Leny Kyrillos, fonoaudióloga da PUC-SP.

Escrever não é falar

Para ter sucesso na linguagem escrita, é preciso dominar vocabulário, gramática e construção das frases. O maior problema ocorre quando se tenta escrever da mesma forma que se fala. Nesse caso, o resultado pode ser um texto incompreensível. Para se expressar bem na linguagem escrita, além de praticar bastante:
leia e releia suas mensagens antes de enviá- las, para encontrar e corrigir os erros;
espere um pouco antes de enviá-las. Quanto mais tempo passar, mais fácil será ler de forma isenta e descobrir possíveis interpretações erradas;
peça ajuda a terceiros para checar o entendimento e a clareza do texto.

Anderon Santos Pereira, 35 anos, gerente comercial da Nextel no Rio Grande do Sul

Quando o paulistano Anderson Santos Pereira, de 35 anos, assumiu a gerência da unidade gaúcha da Nextel, em agosto de 2007, um dos seus maiores desafios foi alinhar a comunicação com o time. A equipe estava desmotivada por desconhecer as metas individuais. As pessoas só conheciam os objetivos da unidade, diz. Baseado
nos planos da empresa, Anderson conversou individualmente com os 14 membros da equipe, ouviu o que cada um tinha a dizer, anotou sugestões, dividiu os clientes
de acordo com o perfil de cada integrante do time e traçou objetivos claros para todos. Com maior transparência, as pessoas compreenderam os rumos que a companhia queria tomar e o papel delas.

Mais que mil palavras

As informações que você emite com o rosto, os braços e o tom de voz causam mais impacto do que o conteúdo que está sendo passado. Uma pesquisa da Universidade da Califórnia, nos Estados Unidos, concluiu que 93% da eficácia da comunicação deve-se ao tom e à intensidade da voz, aos gestos e às expressões corporais. A mensagem que prevalece é aquela transmitida pela comunicação não-verbal, diz Leny, fonoaudióloga da PUC-SP. Preste atenção:
Ao corpo. A forma como alguém gesticula sinaliza o que ele sente. Uma posição ereta, olhando as pessoas de frente e braços voltados para quem está falando dá a ideia
de acessibilidade e entusiasmo. Cruzar os braços ou manter os ombros caídos podem causar o efeito contrário. O rosto e a boca também são agentes importantes de uma comunicação eficiente. Evite uma postura desleixada e os bocejos.
À Voz. Este é um dos elementos mais importantes para passar a interpretação desejada. Contam o tom, o volume e a entonação. Não adianta, por exemplo, manter o tom grave - que gera a sensação de seriedade e firmeza para motivar e entusiasmar o time. Prefira um tom mais leve e alegre. O segredo é saber variar e combinar todos estes elementos para serem usados de acordo com a informação e a sensação que queira produzir nos outros, diz Leny Kyrillos.