Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

• Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
• Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
• Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

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Nessa minha ultima viagem aos EUA estava decidido a trocar de celular, conversei com alguns amigos, li vários posts da Garota sem Fio e estava realmente inclinado a comprar o Iphone 4, depois da minha boa experiência com meu IPAD2 e com o Neotriad para o IPhone…

Só que na última das últimas horas, os cavaleiros Jedi me salvaram e comprei um HTC Surround com Windows Phone (o novo sistema operacional da Microsoft para smartphones, substituto do Windows Mobile 6.x). Como fiz com o IPAD2, vou fazer uma análise fria e sem paixão da minha experiência com o HTC Surround e com o Windows Phone.

O HTC Surround não foi uma escolha muito pensada, era minha ultima opção (a primeira era o HD7) na lista dos celulares com Windows Phone, mas foi o que eu consegui achar, depois de muito procurar.

Esse HTC é um pouco mais pesado que o IPHONE 4 (165 gramas), tem uma câmera de 5 MB com foco e grava vídeos em HD, GPS, Wi-fi, 16 GB de memória interna, Bluetooth, GPS, rádio FM, diversos sensores interessantes (bússola, proximidade, luz ambiente), processador de 1 GHZ e 448MB de RAM.

O celular é muito rápido. Bem mais rápido que o IPhone 4 e umas 4X mais rápido que o meu antigo Motorola com Windows Mobile 6.x. Ele chama surround, porque ele tem uns microfones surround que no começo não vi muita utilidade, já que não jogo e nem fico ouvindo música nele, mas para reunião em viva-voz é excepcional.

Com meu chip da AT&T eu consegui navegar a impressionantes 6 mbps! Aqui no Brasil, com meu chip VIVO, em São Paulo consegui 250 Kbps, no Rio o sinal cai tanto que a bateria quase não agüentou. Aliás, esse é ponto fraco desse celular (e outros HTC pelo que já andei lendo), a bateria não dura mais de 9 horas (mesmo com tudo desligado e checando e-mails manualmente).

Windows Phone 7

Depois do IPAD2 eu realmente fiquei com raiva do meu Windows Mobile 6.x, comparado com o IOS é um sistema de quinta categoria e por isso estava pensando em migrar para o Iphone.

Assim que o Windows Phone foi lançado aos parceiros, eu brinquei com a versão beta, mas na época não tinha me chamado muito atenção. Essa versão final é excelente. Isso foi o que mais gostei!

O Windows Phone dá show, fica pau a pau com o IOS / Android. Ele é um sistema rapidinho e inteligente. Por exemplo, ele tem uma função muito bacana (que alguns Apps replicam em outros sistemas e o Android pelo visto tem), ele junta todos os meus contatos do Outlook e do Facebook. Então quando eu vou ligar para um contato, ele mostra pra mim tudo que a pessoa tem feito nas suas redes sociais.

Ele interage com diversos aplicativos, o que permite, por exemplo, que a partir de uma música, eu faça uma pesquisa no Bing do cantor. O visual é muito bonito também, simples de usar e com scroll nos aplicativos para a lateral, o que facilita bastante na pesquisa de telas.

Para quem usa o Xbox, ele tem a possibilidade de jogar online e baixar centenas de jogos interessantes do time da Microsoft Studio. Com o recurso de “pin” eu coloco os contatos que mais ligo na minha tela principal, e ele atualiza com os últimos posts das redes sociais.

Para quem gosta de música, a Microsoft traz o Zune, concorrente do IPOD, que tem recursos iguais ou similares. Eu consegui migrar todas as minhas músicas e vídeos sem problemas.

Na parte de aplicativos, a Microsoft ainda é um bebê, são apenas 20 mil aplicativos que podem ser comprados na sua lojinha. Mas achei tudo que eu precisava: Google para busca, Tempo, Twitter, Facebook, Emporia (versão MS do Flipboard), WordPress, Kindle, USA Today, Adobe Reader, HandyScan, TuneIn Radio, Yelp e Voice Recorder Pro. Existe uma onda de desenvolvimento para Windows Phone e com certeza nos próximos meses todos os principais aplicativos estarão nas três plataformas (IOS, Android e WP7).

O que eu odiei no Windows Phone? Apenas duas coisas, que sinceramente não vejo porque a Microsoft fez isso. A primeira é que por incrível que pareça o WP7 não sincroniza com o Microsoft Outlook diretamente, não existe mais ActiveSync. Para sincronizar, você precisa ter o Microsoft Exchange Server ou instalar um sincronizador no Outlook que manda para o Windows Live e pela nuvem ele sincroniza! Um lixo! Como eu tenho o Exchange, deu certo, mas para a maior parte dos usuários será um problema sem dúvida.

E a pior tragédia, foi a Microsoft tirar o recurso de modem que já tinha no Windows Mobile 6.x, ou seja, não dá para ligar seu notebook na Internet pelo celular. Pelo que andei lendo, isso foi um pedido de algumas operadoras nos EUA, mas não posso confirmar a história.

Claro que os hackers já deram um jeito de liberar essa funcionalidade, mas precisa ser programador, persistente e muito paciente para fazer o recurso funcionar. Eu estou tentando fazer isso há 5 dias e nada, ainda, mas vai funcionar! Para quem quiser tentar, veja a dificuldade: http://www.brighthub.com/mobile/windows-mobile-platform/articles/115498.aspx

Resumindo, a Microsoft provou que ainda vive com o Windows Phone, o sistema é excelente e tem tudo para ser um grande competidor no mercado! E que a força esteja conosco!

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Eu já falei diversas vezes sobre o impacto das redes sociais na nossa produtividade, mas esse assunto é um dos mais pedidos pelos leitores aqui do blog, então preparei um resumo com 10 estratégias que podem salvar seu tempo:

1 – Seja seletivo nas suas redes – Quantidade de redes não é qualidade. Para que participar de redes sociais que não sejam relevantes? O ideal é focar nas principais redes onde seus amigos e interesses estão localizados. Eu por exemplo, uso apenas 4 redes (Facebook, LinkedIn, Twitter e Orkut -> nessa ordem de importância).

2 – Cancele e-mails de notificações – Todas as redes permitem configurar o aviso de recebimento de e-mails, o melhor é cancelar todos, assim você comanda a rede e acessa quando quiser, caso contrário vai ser difícil controlar a vontade de saber porque você foi “taggeado” na foto da sua amiga…

3 – Determine um foco nas redes – Quem tenta agradar a gregos e troianos ao mesmo tempo se complica com um dos lados. Crie uma estratégia para cada rede que você tiver, por exemplo, se você for utilizar o twitter para fins profissionais, não misture com coisas pessoais. Muitas empresas utilizam as redes sociais na hora de contratar um profissional e vai pegar muito mal se houver fotos suas, bêbado depois da balada. Mantenha coerência no perfil que você definir, com fotos, textos e comentários! Muita gente tem se queimado sem perceber por falta de estratégia!

4 – Determine horários – Eu não sou contra ver seu facebook durante o horário de expediente, sou contra o abuso desse uso. Utilize seus horários antes ou após o expediente e seu horário de almoço para caso queira acessar as redes no trabalho para fins pessoais. Eu costumo ver e responder minhas redes no final do dia, em casa.

5 – Siga poucas pessoas, mas relevantes – Para que seguir gente que não tem nada a ver ou que o conteúdo se tornou irrelevante? Faça uma dieta de pessoas que você segue, repare nos próximos dias quem não tem agregado valor e simplesmente deixe de seguir esta pessoa.

6 – Utilize agregadores – Existem sites e softwares que permitem centralizar suas redes sociais ou atualizar a partir de um único post. Eu tenho utilizado o tweetdeck que me permite atualizar meu facebook, twitter e linkedin de uma só vez. Um site que vale a pena dar uma olhada é o http://www.threadsy.com/ que junta e-mails e suas redes em um só lugar.

7 – Seja relevante nas suas redes – As pessoas gostam de seguir pessoas que fornecem um conteúdo relevante, na medida certa e com periodicidade. Aquele chato que “twitta” muito de uma vez só, acaba perdendo seguidores. E o que “twitta” posts dizendo que acordou de mau humor também não agrega.

8 – Aproveite seu tempo de espera – Eu gosto muito de atualizar minhas redes quanto estou no aeroporto ou esperando para começar um evento. Aproveitar esse tempinho é muito válido desde que seu celular ou tablet estejam habilitados para tal. Existem centenas de softwares para esses dispositivos que mandam muito bem!

9 – Rede social não requer “real time answer” – Não sinta-se obrigado a responder uma mensagem na mesma hora que a pessoa te enviou. Se fosse urgente de verdade, ela encontraria outra forma de falar com você. Se você cria esse péssimo hábito de responder assim que chega, além de acostumar mal as pessoas, vai perder muito tempo desnecessariamente!

10 – A vida existe lá fora – Não é porque a vida social se tornou digital que você vai se esconder atrás de um computador em seus relacionamentos. É preciso reservar um tempo para estar junto com os amigos e família presencialmente!

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Estive fora o mês passado em viagem profissional ao exterior e acabei me ausentando do blog, mas foi por um bom motivo. Primeiro, estou tocando a pesquisa do meu novo livro e descobrindo coisas fantásticas sobre “produtividade excepcional”. Segundo, foi bom para abrir a cabeça e ter novas idéias e parcerias para a Triad.

A cabeça abriu tanto (acho que até demais) que fui impelido a comprar o IPAD 2 da Maça do Pecado. Eu já ando recebendo um monte de gracinhas via e-mail dos amigos, o Miguel Cavalcanti e o Léo até já falaram isso no Man in The Arena.

Enfim, eu confesso que comprei o IPAD 2 e que estou gostando muito dessa maquininha diabólica que dominou minha mente e me fez perder algum tempo para dissecá-la. Passada a fase entusiástica, vamos à análise crítica de como um IPAD 2 está me ajudando no meu dia-a-dia.

Eu acho que a melhor definição do meu IPAD é que ele cumpre a promessa que meu netbook não cumpriu. Quando lançaram os primeiros nets, eu rapidamente comprei com a esperança de maior produtividade móvel. Sou um usuário que está em constante deslocamento e fico apenas uns 15% do meu mês na minha mesa aqui na Triad. Caso contrário, ter um Netbook, Smartphone ou qualquer outro gadget não teria vantagens, que o meu próprio computador não fizesse. Quem tem esse perfil móvel, não tem mais como viver sem algum gadget desse tipo.

Eu queria com o meu netbook agilidade para responder meus e-mails (que é muito chato fazer isso do smartphone), um escritor de texto/mapa mental para minhas idéias, algo que pudesse planejar meu tempo com o Neotriad e principalmente realizar palestras com ele, evitando assim o peso de levar toda vez no aeroporto meu notebook e mochila. Enfim, no começo foi legal, mas acabei por não me adaptar. Levar um netbook ou um computador dava no mesmo, o trabalho de ficar online, ligar, bateria, etc era praticamente igual.

O IPAD (com 3G da OI – aliás excelente os serviço deles – thanks a Valéria Nakamura) agilizou meu uso de e-mail, permite escrever pedaços do meu livro (aplicativo Pages), me conectar ao PABX corporativo da Triad (Media5), atualizar meus blogs (WordPress), acessar meu twitter (Twitterrific), checar diversas informações sobre viagem (Weather, Kayaki, FlighStatus, TripAdvisor, UrbanSpoon, TAM) e principalmente fazer palestras (Keynote com meu adaptador VGA).

Ele está sincronizando com meu Exchange/Outlook/Neotriad via o ActiveSync (o que realmente me ajudou) e obviamente que já botei fogo aqui na turma e na Simova para a versão IPhone/Ipad do Neotriad (tudo indica que vamos lançar em algumas semanas a parte de tarefas e depois soltando os recursos aos poucos).

Enfim, ele está me ajudando a ganhar tempo quando ficado parado e a agiliza uma série de coisas que precisaria chegar ao hotel para fazer. Se não fosse isso, o IPAD, o Galaxy, o Xoom e todos os outros tablets que virão, seriam apenas um videogame para gente grande e não é esse o propósito certo?

Se você está pensando em comprar algo do tipo, vale à pena aguardar mais  alguns meses, nos próximos meses veremos uma enxurrada de dispositivos similares e muito bons sendo lançados. Eu gostei muito do Xoom da Motorola, só não comprei porque está totalmente amarrado a operadora e não achei um meio de desbloqueá-lo. Espero que a Microsoft volte aos bons tempos de empresa empreendedora e deixe de ser o “elefante inovador” que está mais lento que lesma para lançar algo descente no mercado. #voltaBill #byeBallmer

PS1: Essa pseudo-declaração de flerte ao IPAD não significa que deixei de amar a Microsoft, que passei a gostar do CEO da Apple, que agora vou usar um MacBook (credo hein!) etc… quero dizer que apenas que estou usando a sua tecnologia para tornar meu dia mais produtivo e ponto! #prontofalei

PS2: Nunca diga Nunca!

PS3.: Alguma dica de APP matador para o Ipad???

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