Selecionei na minha lista de perguntas para posts, a dúvida do Hugo, que com certeza é a de muita gente também:

“…tenho mais de 200 blogs nos meus favoritos, me sinto perdido com tanta informação (mesmo sendo útil), gostaria que você fale como você gerencia seus blogs, como faz para acompanhar os sites que gosta de ler, se existe alguma técnica para lidar melhor com essa quantidade imensa de informação e como arquivar para depois ter acesso a essa base de conhecimento.”

O excesso de informação é um problema de saúde hoje em dia, pesquisas recentes mostram o efeito de consumo de glicose no cérebro ao longo do dia, devido esse consumo que temos de informações. Sem glicose, tomamos piores decisões, procrastinamos e não temos paciência para ler aquele e-mail longo no fim do dia, que acaba sendo marcado como não lido para o dia seguinte.

A tecnologia ferrou nossa vida com a facilidade de acesso a milhões de fontes sobre o mesmo assunto, mas também pode ser nosso salvador da pátria. No meu próximo livro (Resultados & Equilíbrio – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?), que lanço em maio, eu acumulei um volume de informação gigantesco ao longo de dois anos para compilar dados relevantes para o livro. Vou compartilhar o que apliquei nesse processo, que na verdade é um pequeno método de processamento de informação que consiste em 4 etapas:

1 – Filtrar – Eu acessava 113 blogs sobre produtividade, tecnologia, qualidade de vida e empreendedorismo. Irreal, mas a gente vai colocando nos favoritos e quando dá conta perde o controle. Eu simplesmente cancelei minha conta no Google Reader e comecei uma do zero com a missão de não ter mais de 10 blogs, o que me gera uma média de 4 posts/dia, bem mais razoável.

2 – Capturar – Eu tenho usado o Feedly no Ipad e Chrome para ler esses posts, o que faço sempre que estou no avião. Agora o que tem sido uma coisa fantástica é o Voice Reader que lê os meus blogs enquanto estou no trânsito, integrado ao meu bluetooth do carro. Ou seja, enquanto estou parado ele vai lendo os feeds para mim, algo tipo um audiobook! Isso salva um tempão (não funciona pra posts em português). Além dos blogs, eu tenho usado bastante o Instapaper que grava o conteúdo para uma leitura posterior.

3 – Processar– Com essas fontes de informação centralizadas e capturadas eu reservo algum tempo na agenda semanal para ler essas informações. Além de horários de voo e trânsito, eu costumo a reservar um período no final de semana para colocar a leitura em dia. Também gosto de ler um pouco todo dia pela manha. O que eu começo a ler e não é legal, nem termino, descarto direto. O que é bacana eu mando para o armazenamento e deleto do leitor.

4 – Armazenar – para guardar as informações que realmente me interessaram de tudo que processei e recuperar posteriormente eu prefiro usar o Neotriad, na parte de conhecimento. Assim classifico, coloco o papel, faço um resumo e fica fácil achar e reutilizar.

Sem dúvida a informação é o vírus que vai matar o tempo da humanidade, seja por excesso ou seja por falta da informação correta. Ou você aprende a controlar a informação ou ela vai contaminar você!

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Muita gente faz essa pergunta quando começa a usar a metodologia Triad no dia-a-dia, basicamente queremos resultados rápidos e se não o obtermos acabamos desistindo.

Em primeiro lugar é importante entender que você já tem um método de administração do seu tempo na sua vida. Esse método começou a ser formatado durante sua infância, pré-adolescência e se consolidou na sua fase adulta. Você levou décadas para gerenciar o tempo do jeito que você faz hoje! Com base nos exemplos, ambiente social, familiar, escolar e primeiras lideranças em seu trabalho.

Você treinou seu cérebro para administrar seu tempo e se você precisa de um novo resultado na sua vida, precisa treinar novamente. Agora é um luta injusta décadas de treino, contra semanas de um novo modelo.

Por isso se você quer de verdade aprender a ter mais tempo na sua vida, vai precisar de persistência e tempo! De acordo com as nossas estatísticas com base em novos usuários do Neotriad, as pessoas demoram de 4 a 7 semanas para começarem a ter resultados, antes disso o resultado é ínfimo, o planejamento não dá certo, não conseguem colocar tudo que tem para fazer no sistema, não acompanham, não seguem as prioridades, etc. Claro que algumas pessoas conseguem resultados antes, mas não são a regra!

A maior parte das pessoas desiste na 2ª ou 3ª semana, pois não conseguem ver os resultados, quando na verdade se elas persistissem de verdade por mais algumas semanas começariam a ver a mudança no seu dia-a-dia.

Como nosso cérebro é mais do que complexo, ele precisa errar para aprender. Ele precisa liberar dopamina, que ativa um circuito que aprende com o erro e gera aprendizado a longo prazo. Graças a você ter caído um monte de vezes enquanto você era um bebe é que anda hoje.

E então os 21 dias que todo mundo comenta para criar um hábito? Muita gente de administração de tempo cita esse número aos ventos, mas apenas se aproveitando do padrão com estudos de pessoas que perderam movimentos ou membros . No fundo, em gestão de tempo é um pouco diferente. 21 dias é um número interessante, 2+1=3 de tríade, funciona para alguns, mas para a maior parte das pessoas, não é suficiente .

Quer ter mais tempo de verdade? Aprenda o método , descubra um “porque” muito forte para você ter mais tempo na vida e dedique-se de verdade pelas próximas 5 semanas! Nada menos do que isso pode ser julgado.

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“…trabalho como recepcionista em uma empresa há 4 anos e não consigo evoluir na minha carreira. Sinto que uso muito mal meu tempo, o que você me recomenda?…”  trecho de um e-mail enviando ontem pela leitora Cláudia.

Cláudia, eu não sei quanto tempo realmente “livre” você tem durante seu trabalho, mas o que vejo quando visito uma empresa que tem uma recepcionista é que boa parte do tempo, quando não está no telefone, ela está envolvida com Facebook, paciência, MSN e outras coisas mais. O mesmo acontece com estagiários, trainees e mais um monte de outros cargos em que a pessoa fica ociosa durante algum tempo.

Não sei se é seu caso, mas infelizmente a gente não faz o que deveria fazer porque estamos sempre ocupados, mas será que estamos ocupados com as coisas que realmente fazem nossa vida sair do lugar?

Se você quer evoluir na carreira, primeiro precisa saber o que vai te fazer evoluir. Será que é uma pós-graduação, falar outro idioma, estudar para um concurso, aprender a usar melhor o Excel, etc?

Defina uma coisa que vai realmente te ajudar a evoluir na carreira, algo que possa ser iniciado e finalizado em pouco tempo (assim você verá mais rapidamente seu progresso e não vai desanimar tão cedo). Feito isso, descubra uma forma de fazer isso online. Existem centenas de boas pós-graduações via Internet, boas escolas de inglês online, etc.

Estar online, significa liberdade para fazer quando você quiser. Se estiver na recepção, não tiver ligação, não tiver ninguém, e se isso não for prejudicar seu trabalho naquele momento, abra o curso e estuda inglês, faça a aula do curso da pós, etc. e aí sim, depois que fechar esse primeiro objetivo que você definiu, parta para um próximo que vá fazer a diferença na sua carreira e assim por diante.

A vida é um lago de oportunidades, algumas pessoas colocam a vara sem isca no lago e ficam ali sentadas, esperando um peixe aparecer e querer morder um anzol sem atrativos. Outras pessoas sentam no lago, preparam calmamente a melhor isca e ficam prontas para o peixe certo.

Ajuste sua vara!

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Falta pouco mais de 2 meses para o final de 2011 e daqui a pouco começa tudo de novo: uma série de promessas e desejos para o próximo ano e nada de acontecer aquilo que você planejou.

Muitas pessoas criam expectativas no futuro mas não conseguem fazer acontecer no agora, isso porque elas colocam seu foco de atuação no período errado de tempo. Não é o futuro que faz a vida acontecer (não adianta só ficar sonhando) e muito menos o presente (também não adianta só ficar correndo atrás da bola).

O tempo que faz as coisas andarem de verdade é o PRESENTE+FUTURO, sem separação. É o hoje bem feito, ajudando a construir aquilo que você sonha para o amanhã. Acredito muito nesse conjunto para fazer a vida andar. E nada melhor que esse período para começar a pensar nisso. Selecionei algumas perguntas para você começar a pensar sobre o ano que praticamente já acabou e o próximo que virá.

Experimente responder essas perguntas por escrito e coloque em uma carta para você mesmo abrir no final desse ano, na hora que começar a vontade de planejar o próximo. Em outros posts mais próximos do fim do ano, vou dando as dicas de planejamento (e execução) para 2012! Por hora, pense nessas perguntas:

1 – O que você precisa fazer mas não conseguiu realizar em 2011?

2 – O que você precisa parar de fazer em 2012?

3 – Quais são os 3 principais objetivos que você gostaria de realizar no próximo ano?

4 – Quais áreas da sua vida precisam ter mais foco e/ou mudanças no próximo ano?

5 – Se você pudesse escolher apenas 1 coisa para realizar em 2012, o que seria?

Para planejar é preciso refletir, espero que as perguntas ajudem a iniciar esse processo. Prometa para você mesmo que 2012 não será uma correria, não passará em branco!

E para ajudar na sua reflexão, que tal doar 2 minutos do seu tempo para responder a essa pesquisa sobre o próximo ano? www.triadps.com/2012

Até!

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Cada vez mais as empresas estão adotando a flexibilidade de permitir que suas equipes trabalhem de casa em regime de home-office, tenho recebido diversos e-mails sobre esse assunto, mas temos que considerar alguns aspectos antes de decidir se é uma opção para você.

Eu acho que sempre é uma grande opção a ser considerada, ainda mais com esses problemas de transito que o Brasil enfrenta (claro que por pura falta de visão de nossos incompetentes governantes) e com as facilidades que a tecnologia atual fornece, se sua empresa oferecer a oportunidade, vale pensar com carinho.

Agora é óbvio que home-office não funciona para todas as pessoas. Tem gente que não se acostuma a trabalhar em casa de jeito nenhum, simplesmente não vai rolar. Dá preguiça, mistura trabalho com pessoal, fica sem horários estabelecidos, não tem um ambiente adequado ou sente falta de ter pessoas do lado para olhar e conversar, entre outros diversos motivos.

Se você está pensando em fazer ou não home-office, minha sugestão é experimentar. Faça um test-drive de uns 15 dias e veja se você consegue se adaptar. Veja algumas dicas para tornar sua experiência com home-office mais produtiva:

1 – Separe um ambiente para seu escritório

Se você tiver um quarto isolado para seu escritório é a melhor opção, se não tiver, faça um canto da casa um ambiente profissional. Com uma mesa adequada, uma cadeira ergométrica bacana (acho que aqui vale o investimento), excelente iluminação e de preferência longe de distrações visuais ou olfativas (colocar a mesa na cozinha não vai dar, não é?)

2 – Estipule Horários Fixos

Acho esse o maior desafio de todos! Tem gente que acha que vai começar a trabalhar a hora que acordar e terminar na hora que der sono. Se você fizer isso, vai estafar, acabar com o casamento ou virar um workaholic dos piores.

Precisa ter horário de começo e término! Precisa ter horário de almoço. Precisa ter horário de cafezinho e limite para hora extra. Tem de ser horário fixo, para criar uma rotina séria, depois que estiver funcionando ai você flexibiliza.

3 – Vista-se adequadamente

Parece besteira, mas é uma coisa que faz a diferença no home Office. Se você acordar e ficar de pijama trabalhando, ligando para cliente, etc é meio estranho não acha? Tipo ir para a balada de terno e gravata ou ir para a academia de calça jeans. Se vista como se fosse trabalhar, ajuda a pontuar a transição de “home” para “Office”.

4 – Acordo com a Família

Se você tem filhos pequenos precisa ter alguém para te ajudar, não dá para trabalhar e cuidar das crianças, por mais que você explique, vai ser difícil seu filho entender, que quando ele tiver dúvida na lição e você estiver na sala ao lado ele não vai poder te perguntar.

Com filhos maiores é possível de definir esses limites, mas não deixe de conversar com a família que a casa é seu local de trabalho, definir algumas boas regras de convivência são interessantes. Afinal, seu cliente não vai entender seus filhos brigando, seu cachorro latindo e a emprega berrando tentando controlar tudo isso.

5 – Invista em tecnologia

A maioria das empresas fornece um notebook para esse trabalho em casa e provavelmente uma conexão com Internet. Caso esse não seja seu caso, é legal considerar a compra de um computador exclusivo para seu trabalho. Além de funcionar como backup, é mais seguro e evita misturar o computador da casa com coisas de trabalho.

Vale também investir em equipamentos como uma impressora multi-funcional, uma Internet de 10Mbits (que hoje em dia tem um custo altamente aceitável), headsets, e um bom telefone voip para ligações.

O home Office não é uma solução para todas as pessoas, mas sem um ambiente adequado e certos “rituais”, fica tudo mais difícil e a procrastinação vai imperar.

Particularmente eu não tenho nada contra home-office, mas gosto do ambiente do escritório para trabalhar. Na minha casa eu reservei um quarto para escritório, fiz um ambiente super high-tech, móveis sob medida, mesas integradas que facilitam pequenas reuniões, gaveteiros suspensos, isolação acústica, etc

Quando o arquiteto projetou parecia perfeito, um sonho! Mas no dia-a-dia, eu gosto mesmo é de trabalhar no sofá de frente para a TV (eu já falei que só consigo escrever vendo TV ou ouvindo música). Para dar o start, eu preciso tomar café, me trocar e conectar na VPN, caso contrário eu vou enrolar.

E você, como criou seu home Office e como tem sido a experiência?

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Será que existe uma hora certeza para largar o certo pelo incerto? De arriscar em algo diferente? Eu tenho recebido perguntas acercar desse assunto, veja uma delas:

“Sou formada em PD, como você, e tenho certificações internacionais  na minha área. Resolvi largar São Paulo e TI e decidi gerenciar a empresa da minha mãe. Acontece que, nestes anos gastei toda minha poupança e os ganhos não estão sendo suficientes, fora que me bateu uma saudade enorme do passado. Estou num impasse se devo voltar pra TI ou esquecer de tudo mesmo e insistir na empresa. Estou fazendo um estudo de viabilidade conforme vou lendo o seu livro, mas queria uma opinião pessoal sua…

Sem dúvida você está passando ou conhece alguém que está se perguntando algo similar. Estou em um bom emprego, seguro, mas não estou feliz. Ou estou ganhando super mal, mas estou fazendo aquilo que gosto. Ou ainda, querendo arriscar a fazer um curso, mas acha que é muito caro. Talvez sair de uma relação que você tem a certeza que já deu, enfim, coisas assim.

Você sente o incomodo, mas não sabe o que fazer com ele. E óbvio que isso consome muito tempo da sua vida, e muitas vezes, um tempo completamente inútil.

A verdade é que ninguém pode ter uma resposta para isso a não ser você mesmo. O problema é que as pessoas não sabem criar as condições para ter essa resposta.

Sempre que tenho um impasse ou algo que está emperrado eu paro para me perguntar e não para pensar! Perguntas são as respostas! Se a sugestão valer para você, seguem algumas perguntas que podem ser feitas:

1 – E se eu mudar e optar por esse novo rumo? O que pode acontecer de bom? O que pode acontecer de ruim? Tem mais vantagens ou desvantanges?

2 – Alguém será prejudicado com essa minha decisão? É possível evitar ou minimizar o impacto?

3 – O que me impede de tomar essa decisão? O que preciso fazer para vencer essas barreiras?

4 – É ético? Honesto? Vou conseguir dormir de noite?

5 – Minha família vai junto comigo?

6 – Vai ajudar a realizar meus sonhos e objetivos?

Faça uma ponderação sobre as respostas, muitas vezes vai reparar que o problema não é tão grande quanto parece, que a dúvida é mais simples do que se achava e o que impede você muitas vezes é apenas o medo do desconhecido.

Se não arriscar não há chances de progredir. Se não arriscar vai ficar no mesmo ponto que está hoje!

Eu tenho um amigo que passou por esse momento recentemente, trabalhou na mesma empresa por mais de dez anos, salário excelente, carreira estável. Até que o incômodo bateu. No começo era apenas uma sensação estranha, depois cresceu. Hoje ele me disse que decidiu e pediu para sair da empresa. Vai arriscar. Se vai dar certo ou errado, só o tempo dirá, mas se não fosse a decisão ele nunca saberá! Se der errado, ele ainda terá tempo de reverter. Se der certo, vai dizer porque não arriscou antes.

Não faça nada apressado, planeje, planeje e quando estiver cansado planeje novamente. Não existe planejamento que seja executado 100% do jeito que foi criado, mas sem ele tudo fica mais difícil e só aumenta o medo do desconhecido. Planejar torna o desconhecido no conhecido.

Melhor ter a certeza do erro por ter feito do que a dúvida certa do que ficou estagnado. Pergunte e se achar que deve arrisque. Apenas não fique parado e conformado.

Boa Semana

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