Algumas pessoas tem como parte de seu trabalho, a realização de viagens constantes. Muita gente acha isso o máximo: não ter rotina, cada dia estar em um lugar, aprender culturas diferentes, ganhar um monte de milhas, etc. O problema é que esse “glamour executivo” passa rápida para quem o vive constantemente.

O Felipe Pinto, é uma das pessoas que passa por isso, ele mandou essa pergunta para o blog: “estou realizando viagens frequentes e gostaria de saber como você se planeja para continuar produzindo bem mesmo com essas significativas quebras de rotina. Pois, minhas viagens acabam tendo horários previstos de saída/chegada bem diferentes do planejado inicialmente e acabo tendo dificuldades de aproveitar os intervalos de tempo livre durante a viagem.”

Durante viagem, a produtividade tem a tendência a cair, é natural, com nossa infra estrutura aérea pior ainda, mas veja algumas dicas que podem ajudar você a manter a sua performance:

Tenha tempo – Chegar com antecedência no aeroporto é importante, dá tranquilidade. Se você chega no último minuto, precisa correr para embarcar e tudo se transforma em estresse: o check in pode ter fila, você pode ser obrigado a enfrentar filas no raio X, quando chega na aeronave não tem mais espaço para suas malas e por ai vai. Isso só aumenta sua irritação, sua pressão e seu estresse, ai tudo fica um porre e a sensação da viagem só piora.

Utilize as salas VIP – A maioria dos aeroportos tem salas VIP, de cartões de crédito ou das cia. de viagem. O simples fato de ter onde sentar, ligar o micro ou ver TV, tomar um bom café e comer alguma coisa ajuda a relaxar. Vale a pena o investimento em trocar seu cartão de crédito ou ter fidelidade de alguma cia. Aérea para aproveitar esse benefício.

Relaxe durante o voo – Voar por si só é cansativo, suga sua energia. Tudo que você puder fazer para tornar o voo mais relaxado, melhor. Se você gosta de ler, leve seu livro, se gosta de ver filmes, baixe no seu computador ou tablet. Se gosta de dormir, durma. Só evite bebidas alcóolicas e refrigerantes que podem prejudicar o voo. Eu não dispenso meu tablet com meu Kindle para ler livros ou ver meus filmes. Porém quando eu estou cansado eu durmo mesmo.

Alimente-se corretamente – Uma das coisas que mais aprendi, principalmente nos voos de longa duração ou com fuso horário diferente é a importância de uma correta alimentação. Eu evito ao máximo horários de voo que vou perder meu almoço, pois isso simplesmente desregula toda minha produtividade. É vital antes de voar, tomar café, almoçar ou tomar um lanche. Durante o voo, a cada 3 horas vale o consumo de uma barrinha, de um amendoim, etc.

Planejamento prévio – Um dos maiores fatores de procrastinação de tarefas é justamente quando a pessoa tem viagens ou deslocamento para reuniões. Nesses dias o melhor é fazer uma agenda “light”, ou seja, planejar o mínimo de atividades possível. Eu uso dias de viagem apenas para checar e-mails e fazer “follow up” rápidos. Se eu coloco algo mais complicado pra fazer, simplesmente a energia não aparece. No caso de viagens internacionais, eu nunca agendo nada no próprio dia, tenho pelo menos 1 dia livre antes de qualquer coisa importante, pois isso permite adaptações ao fuso ou correção de eventuais problemas que podem acontecer.

Coloque seu hobby – Sempre que vou viajar e tenho um intervalo superior a 3 horas para algum evento ou reunião, eu coloco uma partida de tênis na agenda. Eu já procuro antes quadras próximas ao hotel e checo a logística. Isso me ajuda a relaxar, liberar endorfina e ter disposição para o que vier. Sempre que possível coloque seu hobby na viagem, seja ela qual for, vai ajudar a manter sua performance.

Trabalhar na viagem – Eu parei de trabalhar nos aeroportos, só faço isso em caso de emergência. Não digo que você tenha de fazer isso, mas para mim o cansaço mental não compensava o resultado. Prefiro trabalhar em um momento com maior disposição, pois o trabalho vai render mais. Prefiro chegar no hotel, jantar, ver minha novela e ai tocar o que precisar, afinal estarei sozinho mesmo então não tem problema trabalhar nesses horários!

Se tiver alguma dica adicional, fique a vontade de compartilhar nos comentários, no post 10 coisas para tornar suas viagens de trabalho mais rápidas e agradáveis, tem algumas dicas adicionais!

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Não sei se você faz parte do limitado grupo de pessoas que gostam de ler manual de carro, de televisão, de mala, de cartão de crédito, etc. Caso não tenha lido o manual do seu cartão de crédito, vale a pena reservar uns minutinhos para ver o que temos direito, além das milhas, pelo valor da anuidade que pagamos.

Independente da bandeira ser Visa, Mastercard ou American Express todos tem os mesmos benefícios, com poucas variações. O que varia são os serviços oferecidos, de acordo com o tipo do seu cartão (Gold, Platinum ou Black).

Se você costuma a viajar, os cartões oferecem um seguro viagem, seguro para locação de carros no exterior e até assistência médica. Recentemente estive na Europa e pedi a emissão do certificado de Schengen, obrigatório em alguns Países, o qual recebi 24 horas depois. Simples e rápido. Eu nunca usei a assistência médica do cartão, pois uso outra seguradora, mas tive conhecidos que usaram e não tiverem reclamações.

Além desses serviços “gratuitos” que economizam seu dinheiro, tem um em especial que economiza seu tempo: o concierge. Esse serviço basicamente é uma secretária virtual para o que você precisar. Vamos supor que queira consultar melhores preços para uma viagem ao Nordeste (ou exterior), reservar passeios turísticos, restaurantes no local ou até procurar um presente especial para agradar alguém. Quer saber as promoções de restaurante para o fim de semana? Quer pedir flores para sua esposa? Quer procurar um eletricista para sua casa? Qualquer coisa eles podem te ajudar.

Como estou firme e forte no tênis, toda vez que vou viajar e terei um tempinho livre, eu ligo pro concierge e peço que procurem quadras perto do hotel que vou ficar. Em geral vem um serviço primoroso, com preços, horários disponíveis e até valores de taxi para chegar até lá!

Você já tem o serviço, experimente, é de graça! Ao invés de gastar seu tempo pesquisando e fazendo cotações você delega para alguém fazer isso!

Ps.: O serviço de concierge, dependendo da bandeira do seu cartão, só é disponível para cartões Platinum ou Black. Consulte o site do cartão para confirmar. Se não tiver, não tem problema, a Prestus, faz exatamente esse serviço e muito mais para você, por um preço que vale a pena!

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Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

• Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
• Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
• Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

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Esse foi o ano de viajar, nunca fiz tantos eventos fora de São Paulo. Claro que viajar em nosso País não é tão agradável, quanto em lugares com mais “infra-estrutura”. Por isso precisamos sempre pensar em tornar esses momentos produtivos, rápidos e indolores. Selecionei algumas dicas que aplico nas minhas viagens e podem te ajudar:

1 – Evite filas de check in – Ninguém merece perder horas nas filas em nossos maravilhosos aeroportos, por isso eu faço de tudo para não pegar filas. O recurso mais bacana que as principais companhias áreas fornecem é o check-in web, sempre que disponível use. Outra coisa legal é usar sua “fidelidade” e conquistar um cartão como o TAM Fidelidade vermelho ou SMILES Ouro, que possuem fila especial e check-in prioritário.

Caso não consiga acumular milhas, as Cias áreas oferecem a possibilidade de cartões de crédito que oferecem benefícios parecidos ou até maiores. Eu por exemplo tenho o TAM ITAUCARD que oferece salas VIP do Itaú, desconto em estacionamento, embalagem de malas, etc.. benefícios que nem clientes TAM vermelho possuem.

2 – Malas pequenas e úteis – Eu sou fanático por malas, tenho coleção de malas, em especial as pequenas, para uso interno nas cabines do avião. Eu tenho preferência por malas com rodas multidirecionais, que movem as rodinhas para todos os lados e facilitam no transporte. Vale também dar preferência a malas que sejam impermeáveis, pois se por acaso precisar despachar e estiver chovendo terá problemas (eu adoro minha Kipiling, mas ela já me deixou ensopado várias vezes!). Eu tenho usado um modelo da Sansonite que segue esse padrão e ainda tem compartimento para o notebook, evitando até levar a mochila.

3 – Tenha uma necessérie Backup pronta – isso economiza muito tempo, ao invés de toda vez que for viajar ter de pegar pentes, escova de dentes, perfume, barbeador, etc. Eu tenho uma necessérie que tem tudo que preciso, é só colocar na mala. A dica também vale para conjunto de pijamas, carregador de celular, etc.

4 – Vôo Backup – eu nunca viajo no último vôo disponível, eu sempre peço para minha equipe ou ao organizador de evento um vôo antes do último ou depois do primeiro. Isso cria um “backup”, se perder o vôo ou tiver qualquer problema de “infra” eu não perco o evento, pois tenho a certeza de ter uma opção. Se eu chegar mais cedo no aeroporto, eu simplesmente vou ao check-in e peço a antecipação (em 90% dos casos eu consigo sem nenhum problema e sem pagar nada).

5 – Gadgets de viagem – Eu gosto de pensar assim: se eu tiver de esperar 3 horas para embarcar, o que eu vou fazer? Eu sempre carrego a bateria do meu notebook antes de ir para o aeroporto, assim tenho 1h30 para trabalhar. Eu levo sempre o meu IPAD que é excelente para ler livros e ler meus e-mails (apesar de não gostar de responder por ele). Também levo meu Windows Phone com todos os dados de vôo, jogo de damas e minhas músicas preferidas. Também uso bastante os softwares: TripAdvisor, FoodBrasil, Climatempo, TAM Mobile, Kayak Flight Status.

6 – Verifique as malas despachadas no Aeroporto – Se por acaso despachar alguma mala, assim que pegar a mala na esteira faça um check-up geral, pois depois que sair do aeroporto a Cia Área não tem mais como reembolsar em caso de qualquer problema. Eu descobri que malas que a gente pede para colocar “frágil”, chamam atenção dos ladrões de aeroporto (eles acham que têm eletrônicos ou algo de valor). Por duas vezes tive malas violadas em Guarulhos quando colocava como “frágil”. Vale também usar boas etiquetas identificadoras para evitar confusões.

7 – Roupas bem dobradas, menos tempo desamassando depois – Eu não deixo ninguém fazer minha mala, eu gosto de dobrar minhas camisas de um jeito que evite amassar. Ao longo do tempo eu fui desenvolvendo várias técnicas. A primeira é levar camisas que amassam pouco, de preferência com fio 120 (as marcas Polo RL e Lacoste são boas em amassar pouco – vale o investimento), depois ao dobrar eu coloco um papelão do tamanho de um A4 no meio da blusa e “envelopo” a camisa com um saco plástico. Ao chegar é a primeira coisa que coloco no cabide.

8 – Exercício portátil – Eu não costumo ir à academia de hotel, por um simples motivo: levar um tênis na mala ocupa espaço e amassa tudo, dependendo dos dias de viagem um tênis na mala faz muita diferença. Eu estou levando uma corda de pular profissional, é um bom exercício e queima tanto quanto uma boa corrida na esteira. A única ressalva é que vão te parar no Raio X, pois parecem duas bananas de dinamite no visor.

9 – Passe rápido no Raio X – Pode parecer exagero, mas quem viaja muito não tem saco para ficar tirando cinto, sapato, relógio e etc na hora do Raio X. Demora um tempão e ainda pode atrasar seu embarque. Evite cintos com muito metal, sapatos de fivela, correntes, brincos extravagantes, etc.

10 – Milhas e Milhas – O melhor de trabalhar viajando é poder ganhar viagens de férias, não é verdade? Muita gente tem preguiça e deixa de se cadastrar nos sites das Cia Aéreas e não aproveita as milhas viajadas. Agora, o que realmente dá muita milhas é usar seu cartão de crédito na função pague contas. Claro que isso não vale para todos os bancos e cartões, mas em alguns casos são bem vantajosos. Converse com seu gerente e veja quantas milhas seu cartão de crédito converte por dólar gasto, pergunte por opções mais interessantes. Existem cartões que chegam pagar 2 milhas por US$ 1 e cobram fixo R$ 15,00 por conta paga, independente do valor (Santander Mastercard Black Unlimited). O TAM Fidelidade que citei acima, por exemplo, converte 1,5 milha por US$ 1 o que também já é um excelente retorno.

 Dica Extra: Priority Pass – Esse cartão é muito bacana, principalmente para quem viaja para o exterior, ele fornece acesso a mais de 600 salas VIP nos principais aeroportos mundiais. Nos EUA e EUROPA praticamente todos os aeroportos tem salas VIP que aceitam o Priority Pass. No Brasil 7 aeroportos têm salas VIP em parceria. Além disso é possível levar um convidado sempre que precisar. Para maiores informações: www.prioritypass.com

E você? Quais suas dicas para viajar a negócios?

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Eu já falei diversas vezes sobre o impacto das redes sociais na nossa produtividade, mas esse assunto é um dos mais pedidos pelos leitores aqui do blog, então preparei um resumo com 10 estratégias que podem salvar seu tempo:

1 – Seja seletivo nas suas redes – Quantidade de redes não é qualidade. Para que participar de redes sociais que não sejam relevantes? O ideal é focar nas principais redes onde seus amigos e interesses estão localizados. Eu por exemplo, uso apenas 4 redes (Facebook, LinkedIn, Twitter e Orkut -> nessa ordem de importância).

2 – Cancele e-mails de notificações – Todas as redes permitem configurar o aviso de recebimento de e-mails, o melhor é cancelar todos, assim você comanda a rede e acessa quando quiser, caso contrário vai ser difícil controlar a vontade de saber porque você foi “taggeado” na foto da sua amiga…

3 – Determine um foco nas redes – Quem tenta agradar a gregos e troianos ao mesmo tempo se complica com um dos lados. Crie uma estratégia para cada rede que você tiver, por exemplo, se você for utilizar o twitter para fins profissionais, não misture com coisas pessoais. Muitas empresas utilizam as redes sociais na hora de contratar um profissional e vai pegar muito mal se houver fotos suas, bêbado depois da balada. Mantenha coerência no perfil que você definir, com fotos, textos e comentários! Muita gente tem se queimado sem perceber por falta de estratégia!

4 – Determine horários – Eu não sou contra ver seu facebook durante o horário de expediente, sou contra o abuso desse uso. Utilize seus horários antes ou após o expediente e seu horário de almoço para caso queira acessar as redes no trabalho para fins pessoais. Eu costumo ver e responder minhas redes no final do dia, em casa.

5 – Siga poucas pessoas, mas relevantes – Para que seguir gente que não tem nada a ver ou que o conteúdo se tornou irrelevante? Faça uma dieta de pessoas que você segue, repare nos próximos dias quem não tem agregado valor e simplesmente deixe de seguir esta pessoa.

6 – Utilize agregadores – Existem sites e softwares que permitem centralizar suas redes sociais ou atualizar a partir de um único post. Eu tenho utilizado o tweetdeck que me permite atualizar meu facebook, twitter e linkedin de uma só vez. Um site que vale a pena dar uma olhada é o http://www.threadsy.com/ que junta e-mails e suas redes em um só lugar.

7 – Seja relevante nas suas redes – As pessoas gostam de seguir pessoas que fornecem um conteúdo relevante, na medida certa e com periodicidade. Aquele chato que “twitta” muito de uma vez só, acaba perdendo seguidores. E o que “twitta” posts dizendo que acordou de mau humor também não agrega.

8 – Aproveite seu tempo de espera – Eu gosto muito de atualizar minhas redes quanto estou no aeroporto ou esperando para começar um evento. Aproveitar esse tempinho é muito válido desde que seu celular ou tablet estejam habilitados para tal. Existem centenas de softwares para esses dispositivos que mandam muito bem!

9 – Rede social não requer “real time answer” – Não sinta-se obrigado a responder uma mensagem na mesma hora que a pessoa te enviou. Se fosse urgente de verdade, ela encontraria outra forma de falar com você. Se você cria esse péssimo hábito de responder assim que chega, além de acostumar mal as pessoas, vai perder muito tempo desnecessariamente!

10 – A vida existe lá fora – Não é porque a vida social se tornou digital que você vai se esconder atrás de um computador em seus relacionamentos. É preciso reservar um tempo para estar junto com os amigos e família presencialmente!

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Ontem recebi um e-mail do Marcus Canesqui, leitor do blog, com um assunto interessante para comentarmos:

“…com o feriado prolongado chegando, muitas pessoas programam varias atividades, muitas vezes coisas particulares tipo, documentos que precisam ser renovados, contas que precisam ser revisadas, etc… E no meio disso às vezes sobrecarregamos a agenda no feriado e não conseguimos, nem fazer tudo que planejamos, nem ter o descanso necessário e na segunda-feira vem aquela sensação de frustração…”

Para quem não vai viajar, esse comentário é extremamente pertinente. Napoleon Hill dizia que todos têm as mesmas 24 horas: 8 horas em geral para descansar, 8 horas para trabalhar e as 8 horas que sobram é o que separa aquelas pessoas que realizam seus sonhos das pessoas que não realizam.

Esse feriado prolongado é a data perfeita, para quem não for viajar de colocar a agenda, os sonhos e o lazer em dia! Vale sim um planejamento com muita flexibilidade para aproveitar bem esse tempo!

Se ainda não sabe o que fazer, que tal uma sugestão de roteiro para ter algumas idéias:

1 – Família – Já que o Tempo é livre, a família deve vir em primeiro lugar! Se tiver filhos pergunte o que eles querem fazer, aonde querem almoçar, que filmes querem ver (RIO é uma excelente pedida), etc. Se não tiver filhos, dedique tempo para seus relacionamentos, amigos, seus pais, parentes, etc

2 – Você – que tal colocar em dia seu planejamento pessoal? Organizar suas gavetas, separar algumas roupas para doação, renovar documentos, dar uma caminhada, praticar algum hobby, colocar a leitura em dia, jantar em algum lugar especial, descansar, etc???

3 – Seus Sonhos – Nada com um feriadão para ajudar você a pensar nas suas metas! O que pretende realizar esse ano? Já existe um plano de ação bem definido? Se quiser um roteiro, passo a passo de como definir seus objetivos, acompanhe aqui a série de posts sobre esse assunto.

Eu por exemplo, não vou viajar dessa vez (ufa!), então vou com as crianças no cinema, vamos jogar tênis, cada dia vamos a um restaurante escolhido por um de nós, vou renovar minha CNH e tirar o RG do meu filho no Poupatempo, vou escrever uns dois capítulos do meu novo livro, almoçar com meus sogros e aproveitar o sábado para namorar!

Vale a dica do Marcus, nada muito rígido, tudo flexível e totalmente aberto a mudanças ou novas idéias! O importante é não deixar esse tempo passar em branco! Enquanto alguns dão passos na direção dos seus sonhos, outros ficam em casa de preguiça vendo TV. Não culpe a sorte ou o azar pelo seu resultado, mas as pequenas atitudes feitas em momentos como esse!

E você? Quais seus planos para o feriado?

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