Além do excesso de e-mails que temos em nosso dia-a-dia, um problema frequente é que não conseguimos achar um e-mail quando precisamos dele. Temos pastas demais e pouca organização na hora que realmente precisamos.

Na metodologia Tríade recomendo uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter poucos níveis principais e a partir deles abrir em mais pastas. Essa estratégia deve ser replicada em outros ambientes como nas pastas Meus Documentos, nos seus arquivos físicos, etc.

Crie suas pastas principais com base em “macro-assuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10-12 pastas na Vertical e detalhe os “micro-assuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas.

Além disso considere algumas dicas:

• Revise constantemente suas pastas, caso a pasta e seus itens não foram utilizados por mais de 5 anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”
• Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada cliente ou projeto independente. Facilita o arquivamento e agiliza a localização.
• Evite pastas com nomes de pessoas, pois se a pessoa sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. De preferência a pastas com “assuntos” ao invés de “pessoas”.

Pastas ou localizar?

Se você tem uma estratégia eficiente de pastas e rapidamente acha o que procura, provavelmente terá vantagens localizando seus e-mails por pastas. Agora se você precisa ficar “fuçando” as pastas para encontrar um e-mail, vai perder mais tempo do que utilizar o recurso de localizar do seu software de e-mail ou do Windows/MacOs.

Uma pesquisa da IBM mostrou que uma pessoa gasta em torno de 58 segundos localizando e-mails em pastas (sem uma estratégia de organização bem definida) ao invés de 17 segundos quando utiliza o recurso de pesquisar.

Eu tenho utilizado os dois. Quando não sei direito o que preciso, ou o e-mail não foi para pasta e está apenas nos itens enviados vou direto no localizar do Windows, quando tenho certeza vou pelas pastas.

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