Delegar com responsabilidade
2010
Sempre que discutimos sobre a necessidade da área financeira assumir um papel mais estratégico, de conhecer mais do negócio, de estar mais próximo dos clientes e dos stakeholders nos deparamos com um problema comum a todos os gestores: o excesso de atribuições do dia-a-dia que faz com que não tenhamos tempo suficiente para essas novas demandas.
Partindo desse princípio, e concordando com aqueles que dizem que o tempo é um dos ativos mais escassos desse século, é cada vez mais importante discutirmos sobre como delegar atribuições e responsabilidades de uma maneira mais estruturada, criando pontos de controle e um ambiente de colaboração e construção.
Essa discussão me parece pertinente em função do número de e-mail´s que recebi sugerindo o assunto e do fato de que muitos líderes pensam que delegar é algo simples: “peço algo, dou um prazo para a entrega e aguardo”. Pelo contrário, a delegação com responsabilidade é um processo estruturado que exige cuidados, atenção e dedicação.
Na minha concepção existem alguns cuidados a serem tomados para que o processo de delegação seja bem sucedido e o produto final alcançado. São eles:
Cuidado 01 – Deixar muito claro o que você deseja
Estruture muito bem o trabalho a ser delegado. Tenha em mente e deixe muito claro para a equipe:
- O que precisa ser feito – prepare, em papel ou mentalmente, um pequeno briefing do trabalho detalhando as etapas e o trabalho final que precisa ser feito;
- Qual o formato da entrega – discuta se o produto final do trabalho deve ser um relatório, uma apresentação ou se deve ter outro formato específico;
- Prazo de entrega – para quando o trabalho deve ser entregue.
Certifique-se que todas as etapas foram entendidas e que não existem dúvidas com relação ao o que, como e quando.
Cuidado 02 – Envolva a equipe
Além de passar todos os detalhes para que o trabalho possa ser feito, contextualize esse trabalho para a equipe. Explique onde o trabalho será usado, quem são os clientes desse trabalho, porquê ele é importante e que benefícios trará para a empresa. É mais fácil conseguir o engajamento, quando o trabalho faz sentido para a equipe.
Cuidado 03 – Tenha muito cuidado na definição de para quem delegar
Considere o histórico de realizações, as habilidades, o conhecimento técnico, a maturidade psicológica e profissional e capacidade de relacionamento interpessoal de todos os profissionais de sua equipe para identificar a quem delegar uma tarefa. Considere, mas não se prenda, ao nível hierárquico.
Cuidado 04 – Crie pontos de controle e momentos de ajuda
Não espere a data de entrega para saber o que esta sendo feito. Crie pontos formais de controle, ou seja, datas intermediárias para verificar como anda o trabalho. Mostre-se sempre disponível para ser acessado e questionado.
Cuidado 05 – Exija o produto acabado
Feita a delegação e criados os pontos de controle seja exigente quanto ao produto final e ao prazo. Não aceite o trabalho “pela metade” ou diga “daqui para frente eu faço”. Peça quanto ajustes forem necessários até que o produto final seja o demandado. Isso é sinal de respeito a quem esta executando, ou executou, o trabalho.
Cuidado 06 – Se necessário, casse a responsabilidade
Por vezes, mesmo com todos os cuidados com o processo, pode acontecer da equipe não dar conta de complementar o trabalho. Nesse momento, caso não seja possível dar um treinamento adicional ou mais sessões de acompanhamento, explique claramente os motivadores e casse a responsabilidade pela execução do trabalho. Nesse caso tente terminar o trabalho e não delegar para outro membro da equipe, a fim de evitar a exposição do fato.
Obviamente que esses não são os únicos cuidados a serem tomados, mas na minha opinião são os mais importantes.
Outro aspecto importante é relembrar que os pontos citados não servem apenas para aqueles que delegam. Servem também para nós todos que recebemos demandas. Serve para que, enquanto liderados, mostremos que estamos preparados para receber uma atribuição, com metodologia e atenção, e forcemos nossos líderes a delegar com mais cuidado e atenção.
Fábio Jorge Celeguim
@fabioceleguim
03 nov, 2010 21:16
Eu fui um dos que sugeriu esse assunto. Obrigado por atender nosso pedido. Acho que todos os pontos foram abordados. Vou seguri a sugestão e começar a aplicar todos os pontos comentados nos casos onde recebo uma tarefa. Vou pedir para meu lóder criar pontos de controle e me contextualizar no porquê do trabalho. Obrigado pelas dicas.
04 nov, 2010 11:41
João, obrigado por participar.
Acho realmente que se a postura de estruturar melhor o processo de delegação não surgir do líder, nós como liderados temos que tomar a iniciativa.
Abraços e continue ativo no blog.
Fábio Celeguim
06 nov, 2010 16:34
Fabio,
Ótimas opinioes sobre uma situacao que ocorre diariamente em todas empresas. E como o Joao disse, é preciso se expor para o líder pedindo bases para conseguir fazer a tarefa, mesmo que o mesmo seja sensível a demonstracoes de um erro dele. Como voce acha que podemos lidar (enquanto subordinados) com essa situacao? No meu caso um diretor financeiro me pediu para rever alguns contratos de investimentos pós-fixados mas nao me deu a base para faze-lo.
08 nov, 2010 14:03
Fábio… muito interessante e rica a matéria…
Realmente hoje em dia o que mais se busca é a descentralização das tarefas objetivando sucesso, velocidade e qualidade na realização das atividades, porém dificilmente os gestores e executivos param para desenharem um processo como esse de como se delegar com responsabilidade.
Parabéns pela matéria…
Ricardo Bicov
Consultor e Coordenador de Projetos RTC Consultoria
twitter.com/ricardobicov
ricardo@rtcconsultoria.com.br
http://www.rtcconsultoria.com.br
08 nov, 2010 15:35
Pedro
Quando um líder delega algo ele espera que sempre um resultado positivo. Como tratamos no post o processo de delegação nem sempre é dos mais estruturados e as vezes induz o liderado ao erro, seja por falta de informação, seja por falta de tempo para detalhar a tarefa ou por qualquer outro aspecto. Quando isso acontecer, e lembrando que o líder quer o produto final, cabe ao liderado buscar as informações e os dados necessários. No exemplo que você deu eu sugiro sentar com o líder e expor que a falta de informações pode comprometer a qualidade do produto final. Aproveite para alinhar todos os demais pontos:
- qual o produto final ?
- qual o formato do produto?
- qual o ponto de controle para medir se o caminho esta correto ?
- qual o prazo para o trabalho ?
-qual o contexto no qual o trabalho esta inserido?
Agradeço sua participação e fique a vontade para qualquer dúvida, sugestão ou crítica.
Abraços,
Fábio Celeguim
08 nov, 2010 15:36
Obrigado pela participação, Ricardo.
Abraços,
Fábio Celeguim
08 nov, 2010 15:40
Parabéns pela tema. Sem dúvida nenhuma faz parte do rol de evoluções que nós gestores temos que ter no trato com a equipe.
08 nov, 2010 15:53
Fábio,
Acho o ponto 4 o mais importante, mas também mais delicado. Como você mesmo disse, o tempo é cada vez mais escasso e a caixa de email nos deixa malucos. Ter que cobrar eventualmente, para saber o andamento ou na data da entrega é um trabalho duro e juro que preferia que as coisas acontecem normalmente….mas infelizmente o gestor precisa cobrar. Oh trabalhinho duro, hein? Gostaria que as pessoas fossem mais engajadas e comprometidas, mas…
Parabéns pelo texto.
Abraços,
Cris
08 nov, 2010 17:48
[...] Fonte: Blog Gestão Estratégica e Governança [...]
08 nov, 2010 17:50
Obrigado, Felipe.
Continue participando.
Abraços,
Fábio Celeguim
08 nov, 2010 17:57
Cristiane,
É um trabalho duro mas, muitas vezes, fundamental para conseguirmos atingir o objetivo final do processo, que é ter a tarefa realizada no prazo certo e da forma certa.
Obrigado novamente pela participação.
Abraços,
Fábio Celeguim
08 nov, 2010 20:56
Obrigado por replicar o post e por dar o crédito do texto.
Continue participando.
Abraços,
Fábio Celeguim
08 nov, 2010 23:40
Muito bem pontuado. No mundo corporativo falamos muito das preciosas características do líder de hoje, mas podemos ver muitos líderes inexperientes que não sabem ter uma relação boa com a equipe, então concordo plenamente com o número 2 e 4, afinal um bom líder é aquele que forma novos líderes.
09 nov, 2010 12:01
Prezado Fabio Jorge Celeguim
Sobre o seu oportuno texto, seguem considerações .
Para bem liderar e saber delegar na nova , competitiva e global , sociedade e economia do conhecimento vale fomentar e implementar o que poderemos chamar de Caracteres da Competividade Criativa, os 5C:
Capacitação.
Cooperação
Comunicação
Compromisso
Confiança
Inovar para avançar é preciso.
Ao dispor
PAULO CESAR BASTOS é engenheiro
paulocbastos@bol.com.br
09 nov, 2010 14:49
Obrigado pelo comentário, Marcela.
Concordo plenamente com colocação a respeito da formação de novos líderes.
Continue participando do blog. É a participação dos leitores que faz do blog algo interessante.
Abraços,
Fábio Celeguim
09 nov, 2010 14:50
Obrigado pela participação, Paulo.
Continue contribuindo com comentários que inspiram e engrandecem o post.
Abraços,
Fábio Celeguim
09 nov, 2010 19:34
[...] extraído e adaptado do Portal Você S/A Autoria de [...]
09 nov, 2010 20:00
Obrigado por replicar o conteúdo e dar o crédito da autoria.
Abraços,
Fábio Celeguim
09 nov, 2010 20:05
Obrigado por replicar o conteúdo e por dar o crédito da autoria.
Abraços,
Fábio Celeguim
18 fev, 2011 12:48
Olá Fábio, tudo bem?
Parabéns pelo artigo. Realmente delegar não é tarefa fácil, mas tenho certeza que se seguissimos esses passos seria mais produtivo.
Escrevi, algo parecido no Blog, se quiser dar uma olhada.http://vocesa.abril.com.br/blog/mulher-em-pauta/2010/03/25/a-arte-de-delegar/
Abraços,